Redactar una carta de agradecimiento de asistencia a un evento es una manera de mostrar gratitud ante la persona u organización que ha tenido a bien invitarnos a una cita que consideran importante para ellos. Supone una manera de hacer ver a la parte implicada, que es motivo de orgullo que hayan pensado en él para algo así.
Redactar una misiva de agradecimiento por esta acción, comienza por hacerse una pregunta básica: ¿Quién es el destinatario de la carta? Eso marcará el contenido y el tono. Porque no es lo mismo redactar una carta formal a un jefe o director por invitarte a un evento corporativo, que algo más informal para un cliente o un proveedor con el que se tiene ya cierto grado de confianza.
Todas las cartas de agradecimiento, sin embargo, tienen algo en común:
- Suponen una demostración de gratitud por una circunstancia que empuja a escribir la misiva.
- Un contenido positivo, pensado para agradar al destinatario.
Ya mostramos en otro post cómo redactar una invitación a una conferencia. De la misma manera, en este artículo mostraremos cómo escribir la mejor carta de agradecimiento de asistencia a un evento para contribuir a cultivar la relación cada día más fructífera para ambas partes.
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Partes de una carta de agradecimiento por asistencia a evento
Redactar este tipo de carta es una tarea que se desarrolla por partes. Solo hay que seguir los siguientes pasos, adaptándose al destinatario de la misma:
- Siempre deberán tener la fecha en la que se escribe. Decimos esto porque los plazos también tienen su importancia. Una carta de agradecimiento a un evento debe ser escrita lo más rápido posible tras haber acudido a la cita, pero respetando el tiempo razonable para que surta efecto ese agradecimiento sin caer en el olvido. Este apartado no es relevante si se envía el escrito por e-mail, donde ya figura la fecha.
- Se empieza con un saludo según las circunstancias y la confianza que se tenga. Se puede poner un “hola”, un “querido amigo”, “Estimada Sra./Sr”, “Muy Señores míos” cuando es un caso más formal… queda a la elección del emisor, que es quien conoce bien el grado de confianza con su receptor.
- Debe ser una carta breve y, en sus primeros párrafos, se debe empezar demostrando una sincera gratitud por la circunstancia que la motive. En este caso es la asistencia a un evento, pero puede haber otros motivos que den lugar a agradecer por escrito (quizá un trato especial, un detalle concreto…).
- En la estructura se puede reflejar el interés por alguna circunstancia particular mostrando entusiasmo. Sería una opción muy personal, pero puede formar parte del contenido, y que esta circunstancia pueda llevar a una nueva fuente de conexión, reforzando la relación.
- Al llegar a la conclusión, se aconseja terminar este tipo de cartas con otro agradecimiento. Además, resulta conveniente ponerse a disposición del destinatario de la carta para una situación, asumiendo el compromiso. Sería en función del grado de confianza que tengan el emisor y el destinatario.
- Finalmente, la despedida en una carta de agradecimiento por asistencia a un evento se hace dependiendo el tono de la confianza habida (“un abrazo”, “un beso”, “un saludo cordial”, etc.).
Otras consideraciones
La estructura y el texto de una carta que agradece la asistencia a un evento son importantes. Pero igual de importante es su formato. Una carta puede escribirse:
- A mano. Es la forma más personal. No suele ser frecuente, pero sigue siendo un bonito detalle que es apreciado por la persona que la recibe.
- En un ordenador. Es una forma menos personal, más académica o formal.
- Enviando un correo electrónico. La forma más rápida de enviar una carta sea del tipo que sea. Se sabe que inmediatamente es recibida en el correo electrónico del destinatario. Incluso se les puede enviar a varios destinatarios, si hay que agradecer a más de una persona.
En resumen, una carta de agradecimiento de asistencia a evento se escribe con el fin de manifestar gratitud por las acciones de una persona. Permite que el destinatario sepa que lo que hizo ha sido muy valorado. Hemos visto las distintas partes y sus posibles variaciones de tono en función de quien vaya a ser el destinatario. Veamos ahora un modelo de ejemplo.
Modelo de una carta de agradecimiento por asistencia a evento
Cabe decir que lo que ahora se plasma es solo un modelo de carta de agradecimiento por poder asistir a un evento a modo de ejemplo, que ni es real, ni ajustable a casos concretos. De ella, el lector debe extraer aquello que considere relevante para su misiva y adaptarla al caso concreto. Vamos allá:
Barcelona, 7 de octubre de 2021.
Hola Luis:
Te escribo para agradecerte tanto la invitación al evento del pasado jueves como el trato que recibimos mis compañeros y yo durante toda la cita. Me consta que todo el equipo está encantado con la experiencia y deseando volver a veros en una próxima cita.
En lo que a mi se refiere, quiero decirte que me sorprendió gratamente el detalle y te lo agradezco enormemente. Me llevo un recuerdo inmejorable y, ten por seguro, que le daré buen uso.
Por otro lado, tengo que decirte que acertaste de pleno con la decoración del recinto. ¿Qué tal fue vuestra experiencia con Eventos Glassé? Nosotros hemos trabajado en varias ocasiones con ellos y siempre nos han sorprendido. Si vuelves a trabajar con ellos, dame un toque y te presento a David, es el director de su oficina en Canadá y es buen amigo mío. Os tratará muy bien.
Espero que hayáis cumplido con los objetivos que os hubiérais marcado y te agradezco de nuevo la invitación.
Un cordial saludo.
Ernesto Ruiz.
Así puede ser un modelo de un una carta de agradecimiento de asistencia a un evento que cumpla todas las pautas antes descritas. Esperamos que te sea útil para sacar ideas a la hora de redactar las tuyas.