La celebración de un evento empresarial (MICE) supone un punto crítico en la relación de nuestra marca con nuestros clientes, inversores, o trabajadores. Supone, en cierto modo, la apertura de la marca frente a los invitados, en un marco que puede definir el futuro de su relación con ellos.
Por eso es de vital importancia mantener un control exquisito de todo cuanto acontece en la celebración y eso, innegablemente, implica una minuciosa selección del espacio para una celebración.
Requisitos que debe cumplir un espacio MICE
En reuniones y eventos de este calado, todo comunica. Por eso, hemos querido ofrecerte esta pequeña guía para valorar ciertos requisitos que ha de tener un espacio Mice en España que ofrezca garantías de que el próximo evento o reunión de tu compañía está en buenas manos.
Un espacio versátil, con salas grandes y pequeñas
La versatilidad es uno de los puntos más destacados. Un lugar que ofrece espacios grandes y pequeños permite darte opciones ajustadas al desarrollo de los preparativos. Por un lado, acomodándose al número final de invitados confirmados; por otro, pudiendo ofrecer distintos espacios segmentados y tematizados para una experiencia más gratificante.
Ofrecer alternativas indoor y outdoor para grandes celebraciones
Es mala decisión someter una gran celebración a los caprichos del clima. Tanto es así que, en nuestro caso, aun estando Grand Luxor Hotel Business & Events ubicado en un entorno privilegiado con 300 días de sol al año, ofrecemos espacios tanto exteriores como interiores de gran tamaño.
Además, en el caso de estos últimos, se favorece la acústica para determinadas citas y se potencia el uso de elementos audiovisuales de gran impacto.
Tener asesores y project managers para velar por el buen funcionamiento del evento
Disponer de personal que ayude a planificar el evento puede ser beneficioso para tu marca. Además, permite establecer un contacto directo con el espacio organizador de tal forma que pueda ajustarse a tus necesidades y juntos crear un evento único (taylormade party).
Ser versátil para adaptarse a las necesidades de tu celebración
De nada sirve poner decenas de objeciones o requerimientos. Todas tus necesidades como Event Manager, o empresa organizadora, deben ser resueltas. El espacio para tu celebración no debería poner cortapisas a la imaginación.
Tener servicio de transporte para tus invitados
Siempre es interesante seleccionar espacios Mice con buenas conexiones por carretera y con grandes ciudades y aeropuertos, en el caso de la llegada de personas de otras ciudades o países. También se recomienda ofrecer un servicio de autobús o vehículos privados que conecten los puntos de llegada con el sitio de celebración.
Ofrecer servicios de traducción para eventos internacionales
A veces el idioma puede ser una barrera que, sin embargo, no debería ser insalvable. Por eso, recomendamos buscar espacios con servicios de traducción instantánea para asistentes, tanto en grandes eventos como en reuniones de negocios.
Disponer de servicios de restauración
Además de una necesidad básica en eventos de más de dos horas, comer es un acto social. Un servicio de este tipo es vital para que tus invitados repongan fuerzas y descansen tras (o durante) una jornada intensa de evento.
Ofrecer alojamiento a todos tus invitados
En eventos de más de un día, que el propio espacio disponga de alojamiento ahorra muchos quebraderos de cabeza, tanto para la organización como para los asistentes. De esta manera, no tendrán que producirse desplazamientos innecesarios, se podrá disfrutar de momentos de descanso y facilitará la conexión personal entre los asistentes.
Tener un servicio de azafatas y de seguridad
Aunque siempre aparece en segundo plano, disponer de personal que vele por el bienestar, la seguridad y la comodidad de tus invitados es clave. No corramos el riesgo de que, en algún momento, puedan sentirse desatendidos.
Disponer de actividades de ocio
Paralelamente, si algo valoran los asistentes, son las opciones de turismo Mice, es decir, contar con actividades de ocio para aprovechar el desplazamiento tras el evento. Zonas de playa, espacios de ocio, gastronomía… son muy valorados por los asistentes del sector Mice.
Ofrecer servicios tecnológicos como wifi, equipo audiovisual y escenografía
Como decíamos anteriormente, el espacio no puede en ningún momento poner cortapisas a la imaginación del organizador. Por eso, debe disponer de todo el material audiovisual y tecnológico necesario o, al menos, facilitar su instalación con un entorno preparado para ello.
Ofrecer un servicio de fotografía y vídeo para inmortalizar el momento
Ofrecer servicios de fotografía y vídeo por parte del espacio Mice permite ahorrar en quebraderos de cabeza. El equipo que pondrán a tu disposición ya conoce cada rincón del espacio, las conexiones, los mejores planos… siempre es un punto a favor.
¿Ya has elegido cuál es el mejor espacio MICE para tu marca?
Estos son los requisitos que un espacio MICE en España puede ofrecerte. En Grand Luxor Mice conocemos bien todas estas necesidades, por eso siempre quedan bien cubiertas para todos nuestros clientes. Si estás pensando en organizar un evento y necesitas más información, ponte en contacto con nosotros para poder ayudarte.