Congresos, seminarios, charlas, mesas redondas… son actividades empresariales que están a la orden del día y que permite a empresas y profesionales conectar puntualmente en pro de aumentar su expertise profesional, generar redes de contactos y crear una experiencia profesional enriquecedora en torno a una marca.
Organizar un seminario es siempre una buena estrategia para lograr los beneficios antes acordados, pero conviene siempre entender y planificar ciertos puntos con diligencia, para convertir el seminario en un evento exitoso. Comencemos desde el principio para establecer unas bases muy específicas de la actividad a la que nos referimos.
¿Qué es un seminario?
Un seminario es un evento profesional que tiene como objetivo formar e informar a las personas que asisten sobre un tema o un ámbito en concreto. Ese campo de divulgación está siempre relacionado con la actividad profesional o labor del organizador, que se yergue como autoridad en la materia sobre el resto de asistentes. Hablamos largo y tendido sobre el seminario y eventos similares en otro post, donde hablamos también de las diferencias entre cada uno.
Si tu marca o institución desea realizar un seminario, aquí te dejamos unas bases sólidas sobre las que actuar.
Cómo organizar un un seminario de éxito
Ante la pregunta de cómo organizar un seminario de manera adecuada, hay que decir que es indispensable seguir una serie de pasos para garantizar el éxito.
- Definir los objetivos. Se trata del primer paso que debemos dar, de modo que podamos ofrecer una respuesta eficiente a lo que esperan recibir las personas que acuden a este evento. Además, esta definición de los objetivos permite saber exactamente qué seminario hay que organizar en cada momento y, por tanto, encaminarlo hacia el éxito. Asimismo, de un objetivo principal saldrán otros secundarios que también habrá que gestionar y que marcarán la consecución del objetivo principal..
- Definir los asistentes. En función de la temática del evento o del sector en el que nos encontremos, tendremos que determinar qué asistentes son los más adecuados, para lo cual es preciso que tengamos claro nuestro público objetivo. Se trata de un paso esencial. Pero no hablamos solamente del público, sino también de los ponentes cuya labor será la de conectar con las personas que vienen como oyentes.
- Estimar el presupuesto. Es el momento de emplear los recursos a nuestra disposición, con un presupuesto establecido en el que la inversión merezca la pena. Además, es recomendable que contemos con un margen de error para los imprevistos. Aquí te dejamos una guía de cómo organizar el presupuesto para un evento corporativo.
- Escoger la fecha adecuada. Debemos estudiar las distintas opciones del calendario en función de la disponibilidad de los asistentes, sobre todo de los ponentes. Por esta razón, estos eventos suelen organizarse con mucho tiempo, para evitar también que haya personas que estén de vacaciones. Lo ideal es hacerlo por la tarde o la noche y entre semana, de esta manera será fácilmente combinable con la actividad profesional de los asistentes, sin sacrificar demasiado el tiempo dedicado a su vida personal.
- Dar con el lugar idóneo para la celebración de un seminario. Para ello, debemos tener en cuenta el aforo y la ubicación, sobre todo si puede accederse bien con coches propios. Igualmente, debemos cerciorarnos de que el acceso al lugar sea sencillo y no haya barreras arquitectónicas. En este sentido, en Grand Luxor Hotel Business & Events ofrecemos una amplia oferta de espacios de celebración, para toda clase de eventos y necesidades de aforo.
- Usar inscripciones online. Gracias a ello estaremos adelantando bastante con la gestión, de modo que el acceso al seminario será mucho más fácil. Por ejemplo, dichas invitaciones pueden disponer de un código QR donde se detallen las instrucciones para el uso, detallando la hora y el lugar del seminario. Hablamos largo y tendido de cómo redactar una invitación a un seminario, y similares.
- Organizar las actividades del seminario. Debemos tener claro el organigrama para que todo suceda tal y como tenemos planeado, incluyendo una escaleta del evento. Incluso, podemos efectuar un ensayo para tener más garantías. Además, hay que incluir las pausas para la comida y la bebida, además de un margen de tiempo por si las ponencias se alargan. Si tienes dudas sobre el catering, te dejamos las tendencias actuales en catering de eventos.
Con todo, organizar un seminario de éxito implica una responsabilidad ante todo, destacando también la importancia de la comunicación para que todo salga según lo acordado. Por eso, en Grand Luxor MICE te ofrecemos la posibilidad de ayudarte a través de nuestros Project Managers. De esta manera, te asesoraremos en todos los puntos necesarios para que tu seminario sea un éxito.