Cómo hacer un presupuesto para un evento corporativo

Organizar un evento siempre supone un desafío importante. Se tienen que tener en cuenta muchas variables, trabajar con multitud de proveedores y personas y, por supuesto, ofrecer un resultado óptimo de acuerdo al presupuesto que se nos ha asignado. Precisamente, cómo hacer un presupuesto para el evento es uno de los mayores quebraderos de cabeza que se encuentra cualquier Event Manager.

El presupuesto es la pieza clave del engranaje en la organización de un evento corporativo, y de la que van a depender todas las acciones que se realicen. Por eso, en este artículo te mostraremos los pasos necesarios para elaborar un presupuesto para un evento, así como los pasos a seguir para realizarlo con profesionalidad y teniendo en cuenta todas las partes.

Foto de Kelly Sikkema en Unsplash

¿Por qué es importante realizar un presupuesto antes de organizar un evento empresarial?

Hacer un presupuesto es esencial para la organización de un evento, Lo es prácticamente desde el principio de todo el proceso y de manera continua hasta la evaluación de los resultados. Un presupuesto detallado nos da idea de la dimensión del acto a realizar, nos establece límites, nos ayuda a marcar las prioridades, a saber cuál ha sido la rentabilidad de las acciones que se han llevado a cabo… veámoslo de manera detallada:

• Nos marca el límite de gasto. Establece un montante máximo y nos ofrece la tranquilidad de no caer en una acción que, sin saberlo, se nos va escapando de las manos.

• Nos ayuda a establecer prioridades. Al haber un límite, nos obliga a planificar y entender mejor cuáles son las partidas donde se debe invertir más, y cuáles son menos relevantes para el resultado final.

• Facilita la toma de decisiones. Como ya nos hemos marcado una hoja de ruta en base a un montante económico, nos permite negociar con la tranquilidad de saber cuáles son nuestros máximos.

• Nos ayuda a monitorizar los gastos. Seremos siempre conscientes del gasto que estamos realizando, y nunca se nos escaparán partidas “fantasma” que en ocasiones aparecen de la nada.
  
• Nos permite establecer el éxito del evento. Si conocemos el dato extracto de la inversión, una vez realizado el evento, podremos medir los resultados en base a un balance de gastos/ingresos. Los ingresos no tienen por qué ser, necesariamente, ganancias económicas. Será aquello que hayamos marcado previamente como objetivo a cumplir: un número concreto de citas con clientes, un volumen de menciones e impactos en medios de comunicación, el número de asistentes, etc.

Principalmente, por estas razones un presupuesto detallado es clave antes de empezar a contemplar todas las acciones y partidas a destinar para la correcta organización de nuestro evento. Una vez con el presupuesto en la mano, afrontaremos los gastos.

¿Qué gastos tiene un evento?

No hay una lista cerrada ni fija de los gastos que tiene la organización de un evento. Como cada evento es diferente, la lista de gastos dependerá de las necesidades y aspiraciones de cada uno de ellos. Por ejemplo, una cena de gala al aire libre requerirá de un alto presupuesto en iluminación que, sin embargo, jamás se contemplaría en una jornada matinal de actividades de team building.

Por eso, es importante que te sientes tranquilamente con tu equipo de trabajo y comencéis a imaginar vuestro evento. De ese escenario que acabéis imaginando juntos, debe salir una lista de necesidades que requerirán un gasto. Es recomendable, además, que os llevéis esa lista de manera individual, porque siempre surgen después partidas que no se habían contemplado, y tocará ir ampliando la lista.

Aquí tienes un listado de gastos que suelen ser comunes en casi todos los eventos de empresa:

• Alquiler del espacio: Aquí probablemente debamos asumir sub-apartados como la limpieza y la seguridad.

• Catering: Dependerá del número de invitados y de las aspiraciones en cuanto al proveedor. Esta partida debe contemplar también toda la cubertería y vajilla, si se entiende que se necesita de manera independiente a la que ofrece el servicio de catering. 

• Decoración: Aquí entrarían todos los apartados decorativos, tantos los realizados con materiales como estructuras metálicas, elementos de madera, PVC… como floristería y decoración, o la iluminación.

• Entretenimiento: Esta partida contemplaría todo lo relacionado con artistas o personal contratado para amenizar el acto: músicos o D.J., humoristas, espectáculos teatrales, etc.

• Servicios audiovisuales: Todo lo relacionado con equipo multimedia. Pantallas, altavoces, ordenadores, conexión a Internet…
  
• Todo lo relacionado con el transporte de los invitados, del personal y del material requerido para la celebración del evento.
   
• Todo el coste de la promoción de la celebración del evento, tanto en contratación de servicios como en material. En esta partida también podemos contar la papelería o diseño del material entregable durante el evento.

• Costes de contratación de personal adicional, como seguridad, servicio sanitario, de intérpretes, azafatos…

• Todo lo relacionado con los seguros necesarios para la realización de la celebración, tanto en cobertura social de los implicados como en lo material

• Otros gastos. Siempre es recomendable dejar una partida para gastos que no entren en los apartados anteriores o para imprevistos.

Como hemos dicho anteriormente, esta es una lista tipo que podría servirte de entrada, pero cada evento tiene unas necesidades y unas partidas a cubrir que no tienen por qué ser necesariamente estas. 

Por eso es importante hacer una lista detallada de los elementos que se requieren para el evento y, una vez hecha, comenzar a buscar precios de proveedores para cada uno de ellos para, de esta manera, tener un presupuesto preciso. Vamos a profundizar más sobre este aspecto en el siguiente punto.

Pasos a seguir para hacer el presupuesto de gastos para un evento

A la hora de hacer un presupuesto de gastos para un evento, conviene ser exhaustivo en los pasos. Es la única manera de tener control sobre todas las partidas, de manera que podamos ajustarnos a la inversión que se ha establecido para la acción, y que hagamos un uso responsable y eficiente de ella. Veamos los pasos a realizar:

• Identificar el objetivo de la acción y el público al que va dirigida es imprescindible para conocer cuáles son las acciones que debemos llevar a cabo y definir la naturaleza del acto.

• Establecer una fecha, lugar y duración para el evento.

• Crear una lista detallada de los elementos que se requieren para el evento. Esto incluye aspectos como los detallados en el punto anterior de este artículo referido a los gastos. Pueden ser los detallados antes (alimentos, bebidas, equipo de sonido, iluminación, decoración, entretenimiento, etc), que son los comunes, o algunos gastos particulares que pueda tener tu evento.
  
• Una vez establecidos todos los elementos que se requiere, buscar y comparar precios en los distintos proveedores para cada uno de los elementos.
  
• Cuando conocemos el coste aproximado que supondrá cada partida, asignar un presupuesto a cada una de ella acogiéndose al gasto aproximado que supone cada uno y priorizando el gasto en las partidas que consideramos más importantes.
  
• Ajustarlo a un presupuesto total.
  
• Asignar responsabilidades y partidas a cada miembro del equipo de trabajo que forma parte de la organización del evento.
  
• Realizar un seguimiento constante de cada una de las partidas y el gasto derivado de ellas.
  
• Hacer la misma revisión una vez terminado el evento y establecer conclusiones que serán útiles para futuras acciones.

Ejemplo real para  de un presupuesto para un evento

Te dejamos un listado de partidas que podrían formar parte de un ejemplo de presupuesto real para un evento. Todos los datos son inventados y, por tanto, no representativos de los gastos reales que derivan de cualquier evento corporativo.