La información es clave a la hora de planificar un evento. Si el éxito de este se mide, entre otras cosas, por la asistencia de los invitados o de los medios, una buena comunicación sobre la celebración del evento es clave. La convocatoria de prensa es una de las claves para que la celebración gane notoriedad.
En este artículo vamos a indicar las premisas básicas a la hora de redactar una convocatoria de prensa para un evento, los pasos a seguir para realizarla de manera correcta. Cubriremos todo, desde los aspectos básicos de lo que debe incluirse, hasta el formato y el envío de su comunicado. Comencemos desde el principio.
¿Qué es una convocatoria de prensa?
Una convocatoria de prensa es un documento que se envía a los medios de comunicación para dar a conocer la celebración de un acto o evento. Debe ser breve, conciso y estar redactado en tono objetivo. De esta forma, podemos llegar a conseguir gran notoriedad en un amplio público, si resulta de interés para los distintos medios.
Importancia de una buena convocatoria de prensa para un evento
En el momento de redactar una convocatoria de prensa para un evento es necesario tener en cuenta ciertos puntos clave, como el objetivo del evento, el público al que va dirigido, la fecha y hora, el lugar, la temática… En la convocatoria se debe incluir la información básica sobre el evento: fecha, hora, lugar, descripción del evento, invitados especiales, etc. También es importante adjuntar imágenes y logotipos que le dan al envío un carácter oficial.
Es importante que la convocatoria de prensa esté redactada en un lenguaje sencillo y claro, y que no contenga errores ortográficos.
¿Cuándo se debe enviar la convocatoria de prensa?
El mejor momento para enviar una convocatoria de prensa de un evento suele ser unas dos semanas antes del mismo pero, dependiendo de la naturaleza del evento, puede que se quiera enviar antes o después de lo previsto.
Si te resulta difícil decidir cuándo enviarlo, cumple la regla general: envíalo siempre lo antes posible. Después siempre tienes tiempo de enviar una o dos misivas de recuerdo, o incluso de confirmación de asistencia. Cuanto más tiempo tengan los periodistas para encontrar un hueco en su agenda para asistir al evento, mejor.
Formas de enviar una convocatoria de prensa
Has organizado un evento y quieres darlo a conocer. ¿Cómo se envía una convocatoria de prensa? Hay muchas formas de enviar una convocatoria, pero hoy en día la más común es el correo electrónico. Generalmente, se hace una pequeña introducción para que el receptor conozca el asunto de la misiva, y posteriormente se adjunta un archivo PDF.
Un consejo muy útil que podemos darte es que ese PDF sea fácilmente tratable. En ocasiones, en algunos PDF no puede copiarse el texto de una tirada para después pegarlo en un editor de texto. Vigila bien esas cosas. Todo lo que sea facilitar el trabajo del periodista aumentará las posibilidades de que la convocatoria de prensa sea publicada, si es relevante. De manera adicional, se puede subir la convocatoria de prensa al blog corporativo de la empresa, y remitir a ella mediante un enlace.
Además, siempre debes incluir información de contacto para que los periodistas puedan acudir a ti o a la persona responsable de la comunicación del evento, si tienen alguna duda o sugerencia.
Modelo de una convocatoria de prensa para un evento
Cuando se trata de redactar una convocatoria de prensa para un evento, hay una fórmula específica que hay que seguir. Veamos su anatomía:
- Titular: Esta es la oportunidad de captar la atención del periodista y hacer que quiera leer más. Eso sí, debe resumir de un plumazo la naturaleza del evento.
- Párrafo introductorio: Debes ofrecer una breve descripción del evento, incluyendo quién lo organiza, cuál es la ocasión y por qué es importante.
- Detalles del evento: Detalla lo que ocurrirá en el evento. Aquí se debe incluir la hora, la fecha, el lugar… dress code si lo hubiera o información adicional que consideres relevante.
- Información de contacto: Indica a quién puede dirigirse la gente para obtener más información. Asegúrate de incluir un correo electrónico y número de teléfono.
Ejemplo de una convocatoria de prensa para un evento
Este es un ejemplo de convocatoria de prensa para un evento:
(Logotipo)
Grupo Gervis entregará el martes 22 de mayo los premios StartUp Revelación
Alicante, 1 de mayo de 2022. Como cada año, Grupo Gervis organiza los premios StartUp Revelación, los galardones más importantes de la provincia de Zamora en materia de reconocimiento a jóvenes emprendedores.
Será el próximo martes 22 de mayo a las 11:00 horas cuando se den a conocer los premiados: 3 jóvenes zamoranos que recibirán una aportación económica de 50.000€ como apoyo a su proyecto empresarial. El evento tendrá lugar en el Ayuntamiento de Zamora y contará con la presencia del Alcalde de la localidad, José Martos Pérez. Junto a él, estará el CEO de Grupo Gervis, Gervasio Echániz y el Concejal de Economía, Matías Pedraza.
José Martos Pérez comparecerá también en rueda de prensa a la finalización del evento, por lo que se ruega confirmación por parte de los medios que deseen asistir. Pueden hacerlo a través del correo press@aytozamorano.com o en el teléfono 565789089.
Esperamos su presencia en el acto.
Estos serían los pasos a seguir para realizar una correcta convocatoria de prensa para un evento. Esperemos que este ejemplo te sirva de apoyo y de gran ayuda a la hora de realizarla.
Conclusión
Redactar una convocatoria de prensa para un evento puede parecer desalentador, especialmente cuando nos encontramos con el papel o la pantalla en blanco. Pero no tiene por qué serlo. Siguiendo unos sencillos consejos, puedes crear una convocatoria de prensa que dé a conocer el evento y te ayude a atraer la atención de los medios de comunicación.