El éxito de un evento empresarial depende de un sinfín de factores, un conjunto de elementos que utilizados con inteligencia y conexión confluyen en un momento único (el día del evento) donde todas las piezas parecen encajar y todo fluye. Entre todos esos factores, la carta de invitación tiene un papel relevante.
Redactar una carta de invitación al evento es un momento crucial en el desarrollo de un evento porque es la primera toma de contacto entre la empresa organizadora y el invitado. Es un punto clave donde la primera impresión sensorial (tacto, vista, olfato…) y la redacción del contenido, pueden definir la decisión del remitente.
Antes de decidir cada uno de los aspectos de la invitación a tu evento empresarial, define bien su identidad y carácter y, de ahí, genera cada una de las acciones en base a ello. ¿Es un evento formal? ¿Tiene un aire desenfadado y divertido? ¿Cuál es la importancia de su desarrollo en el futuro de la empresa? Ciertos aspectos deberán marcar la manera en que deberás presentar esa invitación. Veámoslo.
Foto de portada: Foto de Markus Winkler en Unsplash
Formatos de invitación por tipos de eventos
El formato es la primera toma de contacto entre el invitado y el organizador. Será la forma en que reciba la misiva. Aquí no encontrarás formatos novedosos o que no conozcas, pero sí la razón de ser para cada uno de ellos.
Invitaciones impresas
La invitación impresa es el método más extendido para enviar invitaciones a un evento. Es el formato que admite más concesiones a la creatividad y se considera también el modo más formal de realizar una invitación.
El diseño cobra una importancia capital, generando un amplio abanico de posibilidades y rangos de precio, desde una invitación sencilla impresa en un papel convencional, hasta auténticas obras de arte en grandes formatos como cajas y objetos de todo tipo. Eso sí, también es la más costosa. Están reservadas para eventos clásicos y para públicos menos digitalizados.
- Eventos sociales de ámbito personal.
- Eventos de moda o con un fuerte contenido estético.
- Eventos VIP y de recaudación de fondos.
- Eventos con una finalidad comercial.
- Eventos que requieran una confirmación formal por medios no digitalizados.
- Convenciones y conferencias de sectores poco digitalizados.
Invitaciones digitales
La invitación digital es el formato más económico y también el más moderno. La llegada de cada vez más generaciones que han crecido con Internet al mercado laboral ha provocado que ya sea, indiscutiblemente, el medio más usado para las invitaciones de eventos corporativos.
No tanto, sin embargo, en eventos sociales a título personal. En ese aspecto, el invitado tiene aún ciertas reminiscencias del pasado y tiene en mente el formato escrito como algo más formal.
En cualquier caso, es una mentalidad cada vez menos extendida. Esa percepción terminará por desaparecer. Mientras eso sucede, el formato digital suele exigir más de una misiva para la invitación a un evento: Una primera toma de contacto, un recordatorio y algún que otro correo solicitando confirmación formal de asistencia. Es utilizado de manera general en el entorno empresarial con un componente digital.
- Eventos multitudinarios como musicales o deportivos
- Ferias, congresos y exposiciones
- Eventos de Networking
- Roadshows
- Actos corporativos internos
- Actividades de teambuilding
- Eventos virtuales
- Eventos para sectores ampliamente digitalizados
Invitaciones redactadas a mano
Las invitaciones a mano están prácticamente eliminadas del imaginario colectivo. Son costosas en tiempo y personal, y quedan tan solo reservadas para eventos con cierto aire vintage o naif.
- Fiestas temáticas
- Eventos muy exclusivos
- Fiestas infantiles
Cómo redactar el texto de una carta de invitación a un evento formal
El papel en blanco a veces es traicionero. Tratamos de darle forma a nuestra invitación pero no terminamos de arrancar. Para esto, a la hora de redactar el texto de una carta de invitación a un evento formal, nosotros recomendamos que te plantees las siguientes preguntas, que son las mismas que se hará el usuario:
- ¿Quiénes somos nosotros?
- ¿A quién estamos invitando?
- ¿Qué acto se va a celebrar?
- ¿Cuándo se hará?
- ¿Dónde tendrá lugar?
- ¿Qué debe hacer el invitado?
De esta manera, y en este orden, la manera en que presentemos y redactemos la invitación a nuestro evento formal saldrá de manera muchos más sencilla de nuestra cabeza. Podemos comenzar a redactar, de manera que finalmente queden los siguientes puntos resueltos:
- Nombre de la persona invitada.
- Nombre de nuestra compañía.
- Nombre y naturaleza del acto.
- Día y hora de la celebración.
- Lugar de la cita.
- Confirmación de asistencia, si es necesario; código de vestimenta… todas las acciones que el invitado deba tener en cuenta para sentirse integrado en la cita.
Ejemplo de redacción para la invitación a un evento
A continuación, dejamos un ejemplo totalmente ficticio de cómo podría ser la redacción de una invitación de un evento formal o empresarial.
A la atención de Ángel Ábalos:
En Boom Services S.L. nos complace invitarle al cocktail de hermanamiento entre empresas de hostelería de la Comunidad de Castilla La Mancha que tendrá lugar el próximo 28 de marzo a las 14:00 horas en el Teatro Auditorio de Cuenca.
Para asistir a la cita, rogamos confirme sus asistencia enviando un email a eventos@hostelcuenca.com, indicando su nombre y empresa en el Asunto.
Asimismo, le recordamos que se ha establecido un código de vestimenta que requiere chaqueta y corbata.
Esperamos poder contar con usted entre nuestros invitados.
Un saludo.
Como puedes ver, hemos resuelto todas las cuestiones indicadas en el punto anterior, de manera que el invitado ya dispone de la información necesaria para acudir a la cita, si lo desea.
¿Cómo debe ser el diseño de una invitación a un evento?
Ahora que ya tenemos la redacción del texto, tanto en digital como en formato físico, debemos ser cuidadosos con el diseño, ofreciendo al usuario una estética atractiva y acorde al tipo de evento que estamos desarrollando.
Esta invitación será la primera toma de contacto entre el invitado y el organizador. Por eso, es importante que el efecto inicial sea impactante. De esta primera sensación dependerá en buena parte la reacción del usuario ante nuestra cita: Nos otorgará la autoridad necesaria para entender que el evento es relevante y automáticamente asociará a la marca unos valores, que necesariamente deberán ser aquellos que queremos transmitir.
¿Somos una marca divertida?¿Tratamos de proyectar seriedad, profesionalidad, pasión…? No es fácil proyectar la cultura empresarial o marca a través de un objeto sin los conocimientos necesarios. Por eso, en este apartado, es importante contar con diseñadores y asesores de arte que doten a nuestra misiva de la personalidad adecuada.
En este pin de Pinterest, te dejamos algunas ideas de diseño para invitaciones a eventos.
Tarjetas de invitación pre-diseñadas para eventos, ¿Es una buena idea?
El uso de tarjetas de invitación pre-diseñadas para eventos es una práctica que no recomendamos en absoluto. Uno de los aspectos que más debemos cuidar- porque es muy apreciado entre los usuarios- es el de la identidad. Tener una identidad propia y un carácter muy definido en tu evento está completamente reñido con utilizar este tipo de invitaciones ya diseñadas o redactadas.
Además, este tipo de “plantillas pre-diseñadas” son fácilmente reconocibles por el usuario y, automáticamente, le conferirá un carácter poco cuidado y serio. Automáticamente pasará a ser un evento de poca importancia para el invitado.
Este tipo de plantillas puedes encontrarlas en establecimientos de impresión o webs dedicadas también a esta temática, donde se pueden adquirir en masa. También existen plantillas predefinidas que los usuarios en la web han generado para compartirlas con el resto de usuarios.
Insistimos, no recomendamos este tipo de prácticas cuando se refieren al diseño. Otra cosa es la redacción. Si nos quedamos estancados en el papel en blanco, no es una mala solución el ayudarnos de una plantilla que nos ayude a generar el texto (como la que te hemos mostrado antes) pero este puede ir después a una invitación cuyo diseño sea único.