¿Cuáles son los aspectos más relevantes para la organización de un evento? Si hiciéramos una lista de los más importantes, el lugar de celebración estaría entre los primeros. Por eso, en este post abordaremos cómo elegir el lugar perfecto para un evento corporativo, considerando aspectos como los objetivos, la ubicación, capacidad… También hablaremos de los servicios que deben ofrecer para ajustarse a las necesidades de tu evento y de tus invitados.
Veamos algunos consejos:
¿Cómo elegir la ubicación de un evento?
Elegir la ubicación de un evento es una de las primeras tareas que deberemos realizar en la organización de este. Veamos algunos pasos a tener en cuenta para escogerlo:
Establece los objetivos
Los objetivos que se marquen para el evento determinan en buena parte cuál debe ser el lugar escogido para la celebración. Unos requisitos específicos requerirán servicios y condiciones determinadas. Hay una serie de objetivos que suelen ser muy recurrentes a la hora de organizar eventos corporativos:
- Dar a conocer una marca o un servicio.
- Generar contactos profesionales.
- Aumentar la fidelización de los clientes con la marca.
- Educar o formar a los asistentes sobre un asunto.
En este aspecto, podemos recomendarte nuestro post sobre tipos de eventos corporativos.
Considera la ubicación
Debe ser un lugar que sea razonablemente accesible para los invitados. En el caso de eventos a nivel nacional o internacional, es especialmente relevante la cercanía o la conexión con el tren o aeropuertos. También la disponibilidad de hoteles cercanos, restaurantes o servicios básicos.
En este sentido, es especialmente interesante encontrar espacios de los que llamamos “All in One”, que son espacios de celebración que contemplan todos los servicios necesarios para integrar toda la experiencia en él. Aquí te explicamos en qué consiste el concepto All in One en espacios de celebración.
Concreta el número de asistentes
Tener una horquilla aproximada del número de asistentes determinará el aforo necesario para la celebración de la cita y, por tanto, escoger uno u otro escenario. Por eso, será corriente encontrar, en las páginas web que ofrecen lugares de celebración de eventos, un apartado donde indique en cada espacio cuál es su aforo máximo. De hecho, en Grand Luxor MICE lo hacemos, en nuestra sección de espacios de celebración de eventos, así como en nuestro buscador inteligente, en la barra superior del site.
Considera la disposición del espacio y las necesidades
No es lo mismo una conferencia que un evento masivo o una reunión de directivos. Por eso es relevante entender cuáles son las necesidades del evento y, por tanto, las características que debe tener el lugar. Determina un lugar que se acomode a tus requisitos. Una cena de gala, un cocktail al aire libre, una reunión de empresarios,una jornada de team building o la presentación de un automóvil son eventos bien distintos que requerirán espacios diferentes.
¿Qué infraestructura necesito?
Tomas de corriente, equipos electrónicos, espacio para catering… Debes escoger el espacio de celebración de acuerdo también a las necesidades técnicas o de servicios que debo cubrir.
Son muchos los tipos de servicio o infraestructura que pueden ofrecer este tipo de espacios: catering, restaurante, bar, herramientas audiovisuales, azafatas, servicio de traducción, transporte de invitados, alojamiento, aparcamiento, acceso a internet vía Wifi y hasta servicios deportivos y de ocio. Determina aquello que necesitas y elige el espacio acorde a esto.
¿Tienes claro el estilo?
Si nos vamos a la cuestión estética, deberemos escoger un lugar que se adecúe al espíritu o al “look and feel” de la marca o que, al menos, podamos personalizar para alcanzarlos. Hay muchas maneras de definir un estilo o de marcar la tónica general del evento. De hecho, puedes ver las tendencias actuales de organización de eventos en un post que realizamos anteriormente.
De la misma manera, te podemos recomendar unos cuantos eventos de empresa originales que, a buen seguro, harán que tus asistentes tengan un recuerdo imborrable de la cita.
El presupuesto es clave
En este tipo de acciones, el presupuesto siempre acaba apareciendo como gran condicionante. Habrá que adecuar las expectativas al montante económico que se dispone para la celebración. Ni que decir cabe que el presupuesto es uno de los aspectos que marcan de manera más acentuada las condiciones a la hora de elaborar un evento. En este sentido, te podemos recomendar un post anterior donde te hablamos de cómo realizar un presupuesto para un evento corporativo.
Solicita opiniones y referencias
Infórmate a través de conocidos sobre el espacio de celebración, o simplemente consulta qué otras marcas han celebrado allí sus eventos. Es una manera de medir la fiabilidad y la experiencia de la sala. De hecho, la prescripción de conocidos y profesionales del sector es uno de los aspectos que más se tienen en cuenta a la hora de contratar un servicio de este tipo, junto a las propias impresiones a la hora de visitar por primera vez el lugar -algo de lo que hablaremos en el último punto-.
Visita el lugar
Antes de tomar una decisión en firme, no olvides visitar personalmente el sitio. De esta manera, podrás ver de primera mano aspectos como el tamaño, la calidad o conocer a sus trabajadores. Esta es, sin duda, la mejor recomendación que podemos darte.
Hay pocas cosas más fiables que nuestra propia experiencia a la hora de ver el lugar, conocer sus instalaciones, informarnos de las condiciones y conocer al personal que está a cargo del lugar. ¿Tienen predisposición a ayudar? ¿Se percibe profesionalidad y experiencia en la manera de responder a nuestras necesidades? Una vez hecha una criba, visitar varios lugares nos dará la respuesta sobre cuál es el mejor lugar para celebrar nuestro evento corporativo.