En la celebración de un evento corporativo, la realización y organización de las acreditaciones para los asistentes es uno de los momentos más atemorizantes. Lo es porque supone un contacto de gran importancia con los invitados. Al ser la primera interacción directa que se produce entre el asistente y la organización, puede dar una muy buena imagen si se hace de forma correcta -incluso proporcionarnos una ventaja competitiva- o convertirlo en una debilidad si se causa una mala primera impresión.
Por la importancia que tienen las acreditaciones en la organización de un evento, hemos decidido realizar esta guía para poder realizar las acreditaciones de un evento de empresa de la mejor forma posible. En esta, te daremos algunos pasos a seguir y recomendaciones para organizar los pases a un evento de manera exitosa.
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- Definir la dimensión del evento: La organización y realización de acreditaciones para realizar el evento exige una planificación metódica y tener una atención impecable sobre los detalles. De esta manera, nos aseguraremos de que todo transcurra de la manera más eficiente posible. Lo primero a tener en cuenta es analizar las características y necesidades del propio evento para determinar su tamaño. Es importante tener en cuenta el número de participantes que van a asistir al evento, nos aportará información acerca del personal necesario que necesitamos contratar y qué funciones va a realizar cada uno. Conociendo el número de asistentes aproximado, el número de personal necesario, y las funciones de cada uno, podemos establecer una cantidad aproximada de acreditaciones, así como la confección y distribución de acreditaciones segmentadas o específicas, si fuera necesario. Una vez estimado todo esto, podremos también establecer un presupuesto para esta partida.
- Ten un equipo específico para las acreditaciones: Es importante tener un equipo específico para realizar las acreditaciones, teniendo en cuenta el número de participantes que van a asistir y a su vez estar pendiente de los participantes , aportándoles toda la información que desean obtener e informándoles de la importancia de que vayan acreditados correctamente para su correcta identificación.
- Identificar a los asistentes con las acreditaciones: Una vez en el evento, las acreditaciones pueden ser útiles para que la organización sea capaz de identificar a los distintos perfiles de asistentes, incorporando todos los datos que se considere relevantes para su correcta identificación. Estos datos pueden ser: nombre y apellidos, datos acerca de la empresa de la que vienen o el cargo que desempeñan, entre otros.
- Identificar al staff con las acreditaciones: De la misma manera, es aconsejable también ordenar a los participantes del evento en base a sus funciones (oradores, proveedores, patrocinadores o voluntarios). Como organización, nos será útil que cada uno de los miembros del staff se identifiquen. De hecho, también serán útiles para los asistentes, que podrán identificar de manera visual a quién se están dirigiendo en cada momento.
- Establecer el tipo de acreditación: Las acreditaciones pueden adoptar distintas formas en función del presupuesto y de la tecnología que disponga la empresa. Pueden ser en forma de pulsera, tarjeta, etiqueta, o utilizando alguna tecnología más ambiciosa como un código QR o la huella dactilar. Dependiendo del tipo de material que se escoja, las acreditaciones pueden tener más o menos información, desde la más básica y económica como es el cartón grueso a la enteramente digital. En un clima donde la sostenibilidad en el ámbito empresarial es de vital importancia -sobre todo de cara al público- recomendamos utilizar sistemas más sostenibles como las acreditaciones reutilizables, de papel reciclado, biodegradables o digitales.
- ¿Qué información recoger en las acreditaciones? Las acreditaciones tienen la posibilidad, no solo de recoger los datos personales o profesionales que el asistente rellenó para obtener el pase, sino también recursos que le serán útiles en la visita: cupones del catering para el evento, la agenda de eventos, sitios de interés, un monedero virtual…
- El diseño de las acreditaciones: Diseñar acreditaciones es una fase importante para crear una imagen coherente y profesional para el evento. No existe un diseño perfecto para acreditaciones en un evento, ya que depende de muchos factores como sus necesidades y preferencias de cada organización. La creatividad puede ser una oportunidad para mostrar la personalidad del evento. El diseño gráfico debe ser consecuente con la identidad visual. Es importante que sea duradera, legible y creativa, lo que creará una acreditación atractiva y profesional que refleje la imagen y la identidad del evento.Para este cometido, siempre es recomendable recurrir a agencias de diseño especializadas.
- Establecer un control de accesos para las acreditaciones: Es de vital importancia contabilizar las personas que han asistido al evento y cuántas han asistido a cada sala o ponencia en concreto. Será una manera de medir el éxito de la organización, o de sectores específicos del evento. Hoy en día, sistemas de digitalización como el código QR o la tecnología NFC nos permiten conocer cuál es el número de asistentes que hay en el evento o en zonas concretas, en tiempo real, desde cualquier smartphone que esté utilizando el personal.
- Establecer un proceso de verificación: Para que en la espera en la entrada no se produzcan largas colas derivadas de procesos complicados de acreditación, es muy recomendable que los asistentes puedan descargarse o acceder previamente a la acreditación de forma online. Para esto, con presupuestos elevados, pueden crearse apps para este cometido, o recurrir a aplicaciones ya existentes creadas para este tipo de acciones.
Esperamos poder haberte ayudado a crear un buen proceso de acreditación para tu evento. En Grand Luxor Mice ofrecemos soluciones también en este sentido para las marcas que deciden realizar sus eventos y celebraciones con nosotros. Contacta con nosotros e infórmate.