Desde la idea inicial hasta el resultado final, los eventos conllevan una gran implicación y esfuerzo a largo plazo. Son muchos los aspectos a tener en cuenta y siempre puede haber algo que se nos pase, por eso, te presentamos nuestra pequeña guía para organizar un evento.
Pasos para organizar un evento
Si has llegado hasta aquí, es porque te estás planteando la pregunta de cómo se organiza un evento empresarial o simplemente quieres recordar los pasos fundamentales para organizar un evento.
Debemos destacar que no hay una fórmula exacta; cada ocasión es única y tiene sus propias necesidades. No obstante, aquí presentamos cuáles son las etapas más comunes y necesarias para organizar un evento y que resultan clave en el resultado final.
Ten claro cuál es el objetivo de tu evento
Como decíamos, cada tipo de evento tiene su propia idiosincrasia. No es lo mismo organizar una ceremonia que una graduación o una conferencia. El primer paso que debemos tomar es concretar el objetivo que tendrá nuestro evento. ¿Qué esperamos lograr con él? A partir de ahí, será mucho más fácil empezar a trabajar y tomar las decisiones adecuadas.
Haz una lluvia de ideas
Ahora que ya tenemos delimitado el motivo de la reunión, es hora de comenzar con la parte más creativa. En este momento, el equipo que se encargue de organizar podrá compartir sus ideas y ponerlas en común. ¿Queremos aportar ideas creativas? ¿Necesitamos ser prácticos? Es el momento de imaginar cómo queremos que sea nuestro evento.
¿Con qué presupuesto contarás para el evento?
Contar con un presupuesto cerrado es siempre un quebradero de cabeza y, muchas veces, un limitante para nuestra capacidad inventiva. El presupuesto es uno de los aspectos fundamentales del planning de un evento porque marca el punto de partida para saber si, finalmente, nuestra acción será rentable. ¡Prohibido excederlo! Aquí entra tu capacidad como organizador, ¿qué eres capaz de hacer con el tiempo que se te ha dado? En este sentido, te dejamos esta guía para organizar el presupuesto de un evento de empresa.
Haz una lista de los invitados
Los invitados son la parte más importante. Debemos elaborar y definir la lista de invitados y ocuparnos del tema de las invitaciones. Crearlas, difundirlas y llevar las confirmaciones es parte del trabajo.
Elige el día perfecto
Es preciso escoger una fecha que favorezca la asistencia de los invitados. Nuestra recomendación es asegurarse de que no coincida con días especiales, festivos o celebraciones paralelas de gran importancia.
Elige el lugar perfecto según los asistentes y el tipo de evento
Otro aspecto relevante es encontrar un espacio que nos ayude a comunicar el sentido del evento y se adapte a las características del mismo. ¿Cuál es el tema del mismo? ¿Y el tipo de profesional con el que nos comunicamos? ¿Cuánto espacio necesito y para qué? Son preguntas que hay que hacerse.
Haz una lista de los proveedores que necesitas
¿Qué proveedores necesitaremos? Cuando lo sepamos, tendremos que seleccionarlos y ponernos en contacto con ellos. Una buena agenda de contactos determina también la cantidad de recursos que tienes como organizador de eventos. ¡Trabaja tu agenda!
Promoción del evento
Ahora que ya tenemos todo en marcha, es el momento de dar a conocer lo que estamos preparando. Tu conexión con el departamento de marketing y comunicación es clave en este punto. Si no lo tienes, quizá sería interesante contactar con una agencia de comunicación que te ayude con esta tarea. En cualquier caso, te dejamos este post donde explicamos cómo mejorar la difusión de un evento.
Coordina las acciones de todos los implicados
Una buena forma de asegurarnos de que todo marche bien es tener una comunicación constante con nuestros proveedores y agentes implicados para que la coordinación entre ellos sea óptima.
Ten presencia en el evento para que todo suceda según lo previsto
Nada como estar en primera línea para cuidar de todos los detalles. Conoceremos de primera mano cómo se está desarrollando todo. Además, si algo no va como se espera, podemos actuar directamente sobre el problema.
Haz un análisis de resultados
Por último, una vez ya terminado, toca evaluar los resultados del evento. ¿Ha sido efectivo? ¿Se ha cumplido con los objetivos? Puede ser interesante enviar una pequeña encuesta a los asistentes para conocer su satisfacción y mejorar de cara al futuro.
Estás pensando en realizar un evento corporativo
Si quieres celebrar un evento corporativo queremos que sepas que, para que todo sea un éxito, es preciso organizar, tomar decisiones y encargarse de muchos detalles. Es por eso que se ha convertido en toda una profesión en los últimos tiempos llamada Event Manager.
En Grand Luxor Hotel Business & Events tienes a tu disposición el espacio para celebración de eventos más grande de la Costa Blanca española. Además, te ofrecemos asesoramiento de la mano de nuestros project manager y la posibilidad de realizar eventos a medida.
Foto de portada: CHUTTERSNAP en Unsplash