La figura del Event Manager se ha convertido en una pieza clave en determinadas empresas y marcas que encuentran en los eventos corporativos una fuente muy interesante de adquisición de negocio o mejora de las relaciones laborales con agentes externos o, incluso, con su propio equipo.
Por eso, queremos arrojar un poco de luz sobre esta figura del Event Manager, cuyo talento cotiza al alza en una coyuntura social donde la creatividad y la modernización es clave en el sector Mice.
¿Qué es un event manager?
Un Event Manager es el encargado del proceso de realización de un evento corporativo. Su figura contempla todos los escenarios de trabajo, desde la visión estratégica y la idea inicial, pasando por la producción, la ejecución y supervisión, y finalmente la redacción de las conclusiones.
El manager de eventos se encarga, en definitiva, de organizar, coordinar y dirigir eventos como conferencias, reuniones, congresos, ferias, exposiciones, conciertos, festivales, etc.
Entre sus tareas se encuentran laborales como la selección de los proveedores y la coordinación de todos los aspectos necesarios para su realización. También es responsable de asegurarse de que el evento esté alineado con los objetivos de la empresa, que se cumplan los presupuestos y que el evento se lleve a cabo de manera exitosa. Eso implica una coordinación minuciosa entre otros departamentos de la empresas como el contable, el administrativo, comunicación y marketing o recursos humanos.
El Event Manager es una figura en alza en un contexto donde la comunicación face to face es clave para la consecución de objetivos comerciales en perfiles de empresa determinados. Ellos son los que ejecutan el plan de acción para lograr el éxito de los eventos a cargo de su marca. Su figura contempla todos los escenarios de trabajo, desde la visión estratégica y la idea inicial, pasando por la producción, la ejecución y supervisión, y finalmente la redacción de las conclusiones.
¿Cuáles son las funciones de un organizador de eventos?
De la definición que hemos dado en el apartado anterior puede entenderse que el gerente de eventos desarrolla todas las funciones organizativas derivadas de este proceso. Veamoslas:
- Estrategia inicial: El Event Manager está presente en la concepción estratégica del evento. Forma parte en la toma de decisiones en relación a cuál es el objetivo del evento, las fases de desarrollo y los KPI´s que medirán el éxito de la acción.
- Planificar: Es tarea del event manager proyectar todo lo que espera que ocurra durante el proceso de organización y posterior desarrollo del evento: estimación de plazos, proveedores, invitados…
- Participación en el plan de comunicación: Su experiencia en el desarrollo de eventos es de mucha ayuda a la hora de ejecutar, por parte del equipo de marketing, una estrategia de comunicación sólida y efectiva.
- Gestionar los recursos materiales: La optimización de los recursos y el resultado final obtenido a través de ellos es una buena vara de medir del rendimiento de un buen Event Manager. ¿Qué es capaz de hacer con lo que se le ha dado?
- Coordinar al equipo de profesionales implicados: Un evento corporativo o una gran celebración es el resultado del trabajo de mucha gente. El Event Manager es el encargado de dirigir, apoyar y facilitar a los implicados las herramientas necesarias para la ejecución.
- Controlar el buen funcionamiento del evento: Hasta este punto todos los anteriores hacían referencia a la preparación. Ahora bien, una vez el evento comienza, el manager ha de estar presente, controlando que todo acontezca de la manera que se había planificado.
- Valoración de resultados: El evento termina, pero no el trabajo del coordinador. Es hora de elaborar una memoria y un informe que permitan comprender en profundidad si los resultados pueden calificarse como buenos.
¿Qué cualidades debe tener un Manager de Eventos?
Hemos visto que el organizador de eventos tiene a sus espaldas un conjunto de tareas muy diversas. Por eso es importante que reúna también ciertas aptitudes.
- Ser organizado y previsor: Un evento no deja de ser la planificación a futuro de una conjunción de múltiples elementos que confluyen en un solo día a una hora determinada. La organización y la planificación es clave en este tipo de puesto.
- Ser sociable y comunicativo: Todo organizador de eventos ha de estar dispuesto a vivir en un constante cruce de llamadas, reuniones y comunicaciones. Por lo tanto, la sociabilidad y las habilidades comunicativas son más que imprescindibles.
- Ser hábil negociando: No siempre todos los intervinientes en un evento tienen los mismos objetivos o intenciones. Es aquí donde entra en juego la capacidad de llegar a puntos medios en los que todas las partes se sientan satisfechas.
- Tener capacidad estratégica y visión a largo plazo: Organizar un evento es una planificación a futuro. Requiere meses de trabajo. Tener capacidad para cuadrar fechas, coordinar elementos y personas, y que todo se una en un objetivo común requiere un fuerte componente estratégico.
- Trabajar en equipo: Más de la mitad del trabajo de un Event Manager es la coordinación de empresas y profesionales de distinto ámbito que trabajan con un objetivo común. Su capacidad para entenderse con ellos es clave.
- Tener capacidad de improvisación ante los problemas: La flexibilidad y la disposición al cambio es crucial. Las planificaciones a largo plazo siempre conllevan imprevistos. ¿Qué capacidad tiene el Event Manager de adaptarse a ellos e improvisar?
¿Y tú? ¿Cuáles de estas cualidades tienes? ¿Puedes mejorar en alguna de ellas para convertirte en un excelente Event Manager?
Servicio de Project manager en tu espacio de eventos
Por suerte para nosotros, en Grand Luxor Mice tenemos excelentes Project Managers dispuestos a ayudar a las empresas a realizar en nuestras instalaciones un evento que sea exitoso, memorable y único. Gracias a nuestro servicio, podemos ayudar a los organizadores de eventos para empresa a realizar todas las tareas derivadas de su cargo para, juntos, hacer que el evento sea memorable. Lo hacemos de la siguiente manera:
- Escuchamos cuáles son los objetivos de tu evento y, juntos, establecemos un cronograma con hitos en función de las tareas que haya que realizar en el tiempo del que disponemos.
- Valoramos los recursos de los que dispone tu marca y los cuadramos en base a los requisitos marcados para tratar de superar las expectativas.
- Creamos juntos un plan de proyecto detallado y nos preocupamos de que se siga en los tiempos y la forma marcada.
- Identificamos y vigilamos de cerca los posibles riesgos que pueda tener el proyecto.
- Ayudamos a coordinar las tareas derivadas de la organización del evento.
- Supervisamos contigo todo el proceso y re-ajustamos juntos el proyecto y las tareas, si fuera necesario.
- Te ayudamos a generar informes con la información de la que disponemos.
Foto de portada: The Climate Reality Project on Unsplash