Organizar un congreso es una gran oportunidad para crear vínculos con tu público y audiencia, incrementar tu bagaje de conocimientos y generar oportunidades de negocio para el desarrollo de tu empresa.
La organización de un evento requiere de una planificación exhaustiva y una coordinación cuidadosa para asegurar su éxito. En este artículo te proporcionaremos la información necesaria a tener en cuenta para organizar un congreso de manera efectiva, desde qué es un congreso hasta los pasos detallados que se debe seguir.
¿Qué es y cómo se organiza un congreso?
Un congreso es un evento que reúne a expertos, profesionales y entusiastas de un campo específico. Estas personas pueden representar a una determinada empresa, profesión, industria o comunidad.
El objetivo de este acontecimiento profesional es compartir e intercambiar conocimientos, presentar investigaciones, debatir un tema o asunto, contrastar ideas y opiniones diferentes, establecer redes de contacto… Los congresos suelen incluir presentaciones, conferencias, mesas redondas, talleres y actividades sociales.
Se pueden organizar congresos para muchos sectores: política, ciencia, medicina, tecnología, educación, industria, comercio… Resultan una de las herramientas más eficaces a la hora de promocionar un sector.
Además, se pueden organizar a escala local, nacional o internacional, y pueden durar desde unos pocos días hasta varias semanas, dependiendo de la magnitud e importancia del evento.
Organizar un congreso supone un proceso complejo que requiere, no solo tiempo y presupuesto, sino de creatividad, proactividad, eficiencia y coordinación.
Pasos para organizar un congreso
La organización de un congreso implica una serie de pasos clave que debes seguir para asegurar su éxito. A continuación, te proporcionamos una guía paso a paso.
1. Definir el objetivo y el tema del congreso
Antes de comenzar la planificación, es importante tener claro el objetivo y la temática del congreso. Para ello es necesario definir los objetivos que se pretenden alcanzar y el público al que se dirige el congreso. Estos aspectos serán determinantes para poder tomar las decisiones adecuadas durante el proceso de organización.
2. Establecer un presupuesto
Organizar un congreso supone una gran inversión y asumir numerosos gastos. Por ello, es esencial determinar cuánto estás dispuesto a invertir en el congreso, establecer un presupuesto realista y elaborar un presupuesto detallado.
Debes evitar gastos innecesarios o imprevistos que puedan acabar afectando negativamente en otras áreas de inversión, y por tanto, a la calidad del congreso. Ten en cuenta los gastos fijos que serán por el alquiler de espacio, los servicios de catering, los honorarios de los ponentes, o los costes de marketing. No obstante, recomendamos dejar una partida presupuestaria para cubrir los imprevistos.
Sería conveniente buscar fuentes de financiación adicionales, como patrocinadores y subvenciones.
También es importante que definas si el congreso va a ser gratuito o si los asistentes deben comprar una entrada.
El presupuesto marcará el tamaño del acontecimiento, la elección de las instalaciones, los servicios ofrecidos, los ponentes etc, por lo que es importante marcarlo con anterioridad.
3. Formar un comité organizador
En el proceso de organizar un congreso trabajan juntos varios equipos: el equipo de producción, el equipo comercial, el equipo de comunicación etc.
Es importante reunir un equipo de personas dedicadas y competentes que puedan colaborar en la planificación y ejecución del congreso.
También debes asignar roles y responsabilidades específicas para asegurarte que cada aspecto quede cubierto, desde la logística hasta el marketing y la gestión financiera. Todos ellos deben estar totalmente coordinados e interiorizar sus tareas.
Además, durante los meses previos a la celebración del congreso, el comité organizador deberá elaborar un plan de acción en el que se recoja el timing de labores a desarrollar.
4. Buscar ponentes
Los ponentes son el verdadero gancho de un congreso. Contar con una figura reconocida y relevante para la temática del congreso que vas a organizar puede ser determinante para persuadir a tu público a asistir al evento.
Por ello, es importante buscar expertos en la materia escogida, referentes en el sector, tanto nacionales como internacionales.
Es importante ponerse en contacto con ellos con suficiente antelación para que puedas asegurar su presencia. De forma que puedas organizar mesas redondas, conferencias sobre una temática concreta, etc, con tiempo.
Además, sería conveniente que los ponentes tengan perfiles complementarios y diversos y se combinen entre sí.
5. Elegir la ubicación y la fecha
Las mejores fechas para celebrar un congreso suelen ser aquellas alejadas de épocas del año donde coinciden más eventos o vacaciones (Semana Santa, Navidad o incluso los meses de julio y agosto). Ten en cuenta también la disponibilidad de los ponentes.
Por otro lado, debes seleccionar una ciudad que sea de fácil acceso y esté bien comunicada, tanto para los asistentes como para los ponentes.
En cuanto al lugar, debes tener en cuenta que cuente con las instalaciones necesarias para las diferentes actividades que tengas pensadas. También ten en cuenta que esté en una zona atractiva y ofrezca la posibilidad de realizar actividades fuera (o dentro) del recinto donde se celebra para generar más interés entre los participantes.
Asegúrate de que haya alojamientos cercanos en el caso de no realizar el congreso en un hotel.
Te recomendamos siempre reservar el lugar seleccionado con suficiente antelación.
6. Desarrollar un programa
Por lo general, un congreso suele tener un coste también para los asistentes, por lo que para asegurar su asistencia es importante ofrecer un programa completo de actividades que fomente su inscripción.
Diseña un programa detallado de todo el congreso con la organización por franjas horarias. Incluye conferencias, presentaciones, talleres, sesiones de networking, comidas, pausas…
7. Gestionar la logística
Es fundamental gestionar la logística, sobre todo a medida que se acerca la fecha del congreso.
Organiza los detalles relacionados con la inscripción de los participantes, el alojamiento, el transporte, los servicios de traducción, la alimentación y los materiales necesarios.
Asegúrate también de que los ponentes tengan acceso al equipo necesario para sus presentaciones, como proyectores, pantallas y ordenadores portátiles.
8. Promocionar y difundir el congreso
Un factor clave en la difusión del evento es la estrategia de marketing y promoción que se elabore.
Utilizar las redes sociales corporativas es una estrategia promocional efectiva para difundir la información del evento. Así como llevar a cabo campañas de email marketing o difundir la noticia en medios de comunicación relevantes.
¿Cuánto cuesta organizar un congreso?
El coste económico de organizar un congreso puede variar según diversos factores, como la escala del evento, la duración, el número de asistentes y los servicios ofrecidos. Siempre se cuentan con gastos fijos como son el alquiler del espacio, la promoción y la logística.
No obstante, el coste de organizar un congreso no solo conlleva aspectos económicos. También requiere una inversión significativa de tiempo, esfuerzo, dedicación y habilidades de gestión.
Y, ¿qué se necesita para organizar un congreso?
Para organizar un congreso exitoso, necesitarás una combinación de habilidades y recursos, que incluyen:
- Un equipo organizador comprometido y dedicado.
- Un presupuesto detallado y estrategias de financiamiento.
- Espacios adecuados para las conferencias y otras actividades.
- Un programa atractivo con ponentes relevantes.
- Estrategias de promoción efectivas.
- Una gestión logística sólida y atención a los detalles.
- Apoyo técnico y equipos audiovisuales.
- Materiales y suministros necesarios.
- Un sistema eficiente de registro de participantes.
- Voluntarios para ayudar durante el evento.
Claves en la organización de congresos
Existen algunas claves a tener en cuenta que ayudarán a asegurar el éxito de la organización de un congreso.
Uno de los factores más determinantes es realizar una planificación meticulosa y detallada que abarque todos los aspectos del congreso, desde la selección del tema hasta la logística y promoción.
Para llevar a cabo esta planificación te recomendamos crear documentos, como un Excel, en el que se gestionen las asistencias, transportes y proveedores. Este archivo te permitirá ordenar la información y llevar un registro y control de los asistentes confirmados o cancelados, de los proveedores aceptados etc.
También te recomendamos crear una carpeta en tu gestor de correo electrónico para centralizar toda la información sobre el congreso.
Además, será importante establecer alarmas o recordatorios para estar atentos a los plazos de tiempo y tener todo bajo control.
Como has podido comprobar, organizar un congreso puede ser un desafío, pero con una planificación adecuada y una ejecución eficiente, puedes crear un evento exitoso y enriquecedor.
Sigue nuestros consejos adaptando el proceso a tus necesidades y asegúrate de ofrecer a los participantes una experiencia única.