Medir el éxito de un evento corporativo es una de las tareas fundamentales de un Event Manager. Conocer los resultados es imprescindible en todo plan de marketing para conocer si los objetivos planteados en un comienzo se han cumplido y si el evento ha logrado generar el impacto deseado para nuestra marca.
En este post vamos a mostrarte las claves fundamentales a la hora de evaluar si un evento ha tenido éxito en términos de imagen, participación, engagement o incluso facturación, si el objetivo era generar ganancias. Veremos cuáles son las métricas esenciales para conocer el impacto de nuestro evento y saber, de esta manera, si podemos catalogarlo como “un éxito”.
Claves para evaluar un evento corporativo
A continuación vamos a desglosar algunas claves que nos permitirán evaluar el éxito de un evento corporativo. A través de estas pautas podremos defender el resultado de las acciones o bien tomar medidas y decisiones que permitan mejorar los resultados en el futuro.
Foto de Austin Distel en Unsplash
Establece objetivos claros
Hay una frase que se atribuye a Séneca que dice: “No hay viento favorable para el que no sabe adónde va”. Establecer objetivos claros antes de comenzar el evento será lo que, posteriormente, nos permitirá conocer de manera rápida si los objetivos que se marcaron se han cumplido. De esta manera, podremos saber si nuestro evento ha sido un éxito o un fracaso. En otros aspectos, profundizaremos más para encontrar las razones de uno u otro resultado.
Los objetivos se han de establecer en base a la metodología SMART, acrónimo en inglés de Simple, Medible, Alcanzable, Relevante y Temporal. Nuestro objetivo debe ser simple, capaz de ser medido de manera objetiva con números, realista a la hora de alcanzarlo, relevantes para la actividad de tu empresa y enmarcados en un espacio temporal.
Participación y asistencia
La cantidad y la calidad de los participantes son, aunque no definitivos, buenos indicadores del éxito de un evento corporativo. Cuando hablamos del número de participantes, lo haremos en términos porcentuales basados en nuestro objetivo inicial. Si hablamos de la importancia de los invitados, podemos establecer un rango de puntuación en base a la importancia que damos al perfil de cada asistente, marcándonos un objetivo de puntuación inicial.
Retorno de la Inversión (ROI)
Esta es una manera matemática de medir un evento que busca una rentabilidad inmediata, como puede ser un crowdfunding, una gala benéfica, un showroom con venta de productos, etc. El ROI es el Retorno sobre la Inversión y se calcula en base a los ingresos y a los gastos con la siguiente fórmula:
ROI = (Ingresos-Inversión) / Ingresos *100.
Con esta fórmula obtendremos el porcentaje de ganancias en base a la inversión dedicada al evento.
Feedback de los asistentes
También podemos solicitar directamente la opinión de nuestros asistentes. Se puede hacer en base a encuestas con preguntas cerradas una vez se ha realizado el evento. Si creemos que nuestros invitados están abiertos a participar mucho más con sus opiniones, podemos enviarles formularios abiertos o, incluso, realizar llamadas a través de un call center o un departamento comercial.
El aspecto más positivo de esta faceta es que, más allá de los números, podemos sacar conclusiones cualitativas, pudiendo además tener respuestas que, en un principio, no se contemplaban, o sugerencias que nos permitan sacar ideas para el futuro. De esta manera, tendremos una concepción mucho más amplia de la visión de los participantes sobre la cita.
Interacción y networking
También podemos medir el éxito de un evento en la cantidad de contactos relevantes que obtenemos de él. Si el objetivo era abrir nuevas vías de negocio con posibles clientes, una buena manera de medir el éxito de la cita es sumar el número de leads o reuniones obtenidas, o incluso cualificar con puntuaciones a cada prospecto obtenido. Esa cualificación puede basarse en el sector de la empresa del contacto, su papel dentro de la marca a la que representa o la facturación de la empresa.
Impacto en la imagen de la empresa
También mediante encuestas, antes y después de la cita, puedes evaluar cómo ha variado la percepción de los usuarios en torno a tu marca. De esta manera, puedes valorar de qué manera ha influido la cita en los usuarios, fortaleciendo su reputación, mejorando el compromiso del cliente con ella, variando el posicionamiento de la marca en el consumidor…
Análisis de otras métricas
Hay otras muchas métricas que pueden no ser relevantes pero que te dan una mayor amplitud de la influencia del evento en los asistentes o personas que interactuaron con la marca de alguna manera. La calidad de las presentaciones y talleres, los mensajes clave que se han transmitido a los asistentes, la información objetivo, el nivel de participación de los asistentes, el alcance en medios de comunicación, el engagement en redes sociales…
Cómo presentar los resultados de un evento
Ahora que hemos extraído los datos, es hora de presentarlos al comité de empresa, a nuestros superiores o al resto del equipo que ha formado parte de la organización del evento. En este caso, te daremos algunas pautas a seguir para tener una estructura coherente y ordenada que te permitirá exponer los resultados con claridad:
- Trata de organizar la información de manera jerarquizada, desde la información más relevante sobre los resultados, a la que tiene menor trascendencia. Datos numéricos, cualitativos, cuantitativos… todo lo que sea relevante para entender la magnitud del evento y la influencia de este sobre nuestros asistentes.
- Establece claramente el propósito de la presentación con una idea central y que, de ella, emanen el resto de ideas.
- Destaca los logros clave al principio. Pueden ser cifras significativas que hablen claramente del resultado del evento, testimonios… Esto generará un mayor impacto en la audiencia.
- Utiliza una estructura clara y que sea lógica o coherente. La información debe mostrarse de manera secuenciada para que cada dato lleve al anterior, sin generar ideas aisladas que parezcan no tener conexión con el resto.
- Utiliza gráficos y visualizaciones para que los datos que presentan sean más visuales, y así más fácilmente comprensibles. Por supuesto, trata de que los gráficos sean fáciles de comprender.
- Muestra las conclusiones al final, resumiendo los puntos clave con los que pretendes que se quede tu audiencia.
- Dedica un tiempo a responder preguntas y a que los asistentes participen. Será una manera de poder abordar temas que no has tratado en la presentación o de resolver dudas en torno a la presentación.