Desde el inicio de la pandemia del Covid-19, hemos asistido a una aceleración sin precedentes de un mundo que ya venía en trayectoria ascendente, como era el de los negocios en línea. Tal ha sido el boom de la demanda del usuario por encontrar sus necesidades de consumo satisfechas en el entorno digital, que incluso pequeñas empresas han tenido que adaptarse a las plataformas digitales para ampliar su alcance y responder a esa demanda. Con el actual panorama, se presenta un gran desafío para muchas empresas, particularmente las de tamaño pequeño y mediano, que carecen de un conocimiento profundo en marketing digital.
Frente a esta brecha de conocimientos, estas pequeñas empresas están activamente en busca de información y capacitación sobre herramientas y tendencias emergentes en el ámbito digital. Su objetivo es desarrollar y fortalecer su presencia en línea de una manera efectiva y estratégica.
Este escenario presenta una oportunidad única para las empresas especialistas en marketing digital, que pueden aprovechar esta situación de búsqueda constante de información en este campo. Organizando eventos sobre la materia en la que son especialistas, pueden adquirir una mayor notoriedad o encontrar, entre sus asistentes, nuevos clientes a los que ofrecer sus servicios.
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¿Cómo crear un evento de marketing digital que realmente funcione?
Si planeas organizar un evento de marketing digital, es crucial reconocer que no basta con cualquier enfoque. Debes ser consciente de que tu audiencia más interesante, la que posee un mayor poder adquisitivo y presupuesto, estará compuesta principalmente por profesionales que evaluarán críticamente el contenido y la calidad de tu discurso. Por tanto, este evento puede tener un impacto significativo en la percepción de tu empresa, tanto para bien como para mal.
Un evento bien ejecutado y con contenido valioso puede reforzar la reputación de tu empresa, estableciéndose como un líder de pensamiento en la industria. Por otro lado, un evento mal planificado o poco relevante podría dañar tu imagen corporativa. Por tanto, es vital poner especial atención en la relevancia y calidad del contenido que ofreces y en la manera en que lo muestras. Te traemos las claves para que tu evento realmente sea exitoso y asegures una buena experiencia a tu público:
Objetivos
- Establece claramente los objetivos del evento y actúa conforme a ello: ¿El evento tiene la única intención de educar, o la generación de valor es el camino para conseguir un número determinado de leads? ¿Quieres aumentar la visibilidad de la marca en un colectivo profesional determinado? ¿Te has marcado como resultado de éxito cerrar varios clientes allí mismo? Establece objetivos que te permitan orientar tus decisiones en esa dirección y medir el éxito de tu evento después.
- Identifica y comprende a tu público objetivo: ¿Qué esperan y necesitan aprender o experimentar? Tener un amplio conocimiento de la audiencia a la que te diriges te permite tomar las decisiones más acertadas de acuerdo a sus gustos y necesidades.
La fecha del evento
- Elige una fecha que no coincida con otros eventos importantes en tu industria. Esto es especialmente relevante cuando somos un evento nuevo o todavía pequeño. Si es así, coincidir con un evento de mayor calado daría al traste con nuestras expectativas.
- Valora también las fechas de otros eventos relevantes de tu público, aunque no sea necesariamente un evento similar al de tu marca.
El espacio de celebración
- Si es presencial, selecciona un lugar accesible y adecuado para tu audiencia. Debe ser un lugar que disponga de fácil acceso, que cuente tanto con un parking como con infraestructuras que permitan la llegada en transporte público.
- El tamaño también es relevante. Un lugar demasiado pequeño puede resultar en un ambiente abarrotado y con falta de espacio, mientras que un espacio excesivamente grande puede dar una sensación de vacío y falta de interés. La comodidad de tu público no solo garantiza su confort, sino que también refuerza la profesionalidad y la imagen de tu evento.
- La decoración dice mucho de tu marca. Es crucial que el espacio de tu evento tenga una decoración adecuada, evitando que se vea demasiado «desnudo». Una decoración bien pensada puede mejorar significativamente la atmósfera del evento. Opta por accesorios que sean estéticamente agradables sin saturar el espacio. Estos elementos deben complementar el entorno, aportando un toque distintivo y acogedor, pero sin abrumar.
- Considera importante la iluminación porque juega un papel clave en la creación de la atmósfera adecuada para tu evento. Es esencial encontrar un equilibrio entre una iluminación efectiva y atractiva en el área central del evento y una iluminación más sutil y tenue en áreas específicas que desees resaltar. Este equilibrio ayudará a crear un ambiente cómodo y acogedor. Evita el uso excesivo de luces y focos, ya que esto no solo puede generar un exceso de calor, sino también crear una sensación de sobreexposición en tu audiencia. La iluminación debe ser pensada para complementar y realzar el espacio sin dominarlo, asegurando que los asistentes se sientan relajados y enfocados en el contenido del evento. Una iluminación bien planificada puede mejorar significativamente la experiencia del evento, contribuyendo a una atmósfera agradable y profesional.
- Asegúrate de que el espacio tenga la tecnología necesaria, especialmente para eventos virtuales o híbridos (plataformas de streaming, micrófonos, cámaras, etc.).
- Cuando hablamos de eventos relacionados con el ámbito digital, resulta impensable hoy en día no realizarlo de manera híbrida: presencial y digital a la vez. Esto no solo amplía el alcance de tu evento, sino que también lo hace más inclusivo y adaptable a diferentes situaciones. Es importante reconocer que la experiencia online no es idéntica a la presencial, pero esto no disminuye su valor. Un evento online cuidadosamente planificado y ejecutado puede ser igualmente enriquecedor y atractivo. Además, en el contexto actual, la mayoría de las personas se han adaptado a asistir a eventos y conferencias de manera virtual, gracias en parte a los cambios impuestos por la pandemia.
- Para eventos virtuales, elige una plataforma estable y fácil de usar, que es la forma en que medimos la accesibilidad en en entorno digital.
- Realiza pruebas técnicas previas para evitar problemas durante el evento. Que la tecnología no funcione es una de las mayores pesadillas de un ponente. Aunque en Grand Luxor Business & Events siempre nos encargamos de que funcione todo a la perfección, una presentación subida a la nube o incompatible con el sistema puede resultar en un contratiempo difícil de sortear.
La promoción
- Utiliza diversos canales para promocionar el evento, como redes sociales, email marketing, publicidad, influencers invitados…
- Asegúrate de que toda la publicidad y comunicaciones incluyan información vital: fecha y hora del evento, plataforma o lugar (si es híbrido), instrucciones de inscripción, y detalles de contacto para consultas.
- En el caso de que el evento sea también en línea, proporciona instrucciones claras sobre cómo acceder o descargar cualquier software necesario.
- Considera también la opción de ofrecer beneficios a los asistentes durante o después del evento. Esto podría incluir acceso a material exclusivo, oportunidades de networking, o descuentos en futuros eventos o productos. De esta manera, los asistentes se sentirán más motivados a acudir.
- Implementa un sistema de inscripción fácil, intuitivo y eficiente, así como un módulo de pago online seguro a la hora de adquirir las entradas, si el evento es de pago.
- Mantén una comunicación constante con los asistentes antes, durante y después del evento.
- En las comunicaciones previas al evento, prepara a tu público para lo que experimentarán durante el evento. Crea anticipación y expectativas positivas, pero sé realista en tus promesas. Evita hacer compromisos que no puedas cumplir, ya que incumplir expectativas puede perjudicar la percepción de tu marca y la confianza de tu audiencia. En lugar de ello, enfócate en crear una experiencia auténtica y valiosa que refleje a tu empresa, fortaleciendo así la imagen que deseas proyectar.
Celebración y contenido del evento
- Diseña un programa atractivo con temas relevantes para tu público, así como ponentes o presentadores que sean expertos reconocidos y buenos comunicadores.
- La armonía entre un espacio adecuado y un contenido de calidad es esencial para ofrecer la mejor experiencia a tu audiencia. Tu discurso y el de tus ponentes deben estar en sintonía con las expectativas de los asistentes. Por ello, investiga previamente qué temas y conocimientos son de mayor interés para ellos, asegurándote de ofrecer un contenido que satisfaga sus necesidades y curiosidades.
- Planifica el flujo del evento, incluyendo un sistema ágil de registro, sesiones no demasiado largas, descansos de una duración razonable y con catering si el horario lo requiere.
- Facilita los espacios de descanso de manera que sean agradables y propicios para las tareas de networking.
- Coordina o contrata la coordinación del personal y voluntarios para gestionar los diferentes aspectos del evento que deseas tener controlados.
- Busca patrocinadores o colaboradores que puedan aportar valor al evento y cuyos valores estén alineados con los valores de tu evento y marca.
- A la hora de mostrar vuestra imagen corporativa, hazlo de forma sutil y que armonice con la decoración general, asegurando que la audiencia se sienta conectada con el espíritu del evento y la esencia de tu empresa. La clave está en equilibrar la estética y la funcionalidad, creando un entorno que sea representativo de tu marca y la de tus patrocinadores, pero también atractivo y cómodo para los asistentes. Esto no solo refuerza la identidad corporativa, sino que también ayuda a crear un ambiente más inmersivo y profesional.
- Considera prácticas sostenibles en la organización del evento: en el material que se ofrece, los objetos de catering, el consumo eléctrico. También puede ser interesante incorporar elementos de responsabilidad social siempre que estos no estén forzados.
Después del evento
- Envía correos de agradecimiento. Estos correos deben ser personalizados, reconociendo la participación del asistente y expresando gratitud.
- Para añadir valor, se pueden incluir resúmenes del evento, enlaces a grabaciones o materiales presentados, e incluso una invitación a futuros eventos. Este enfoque no solo muestra aprecio, sino que también mantiene el interés del asistente en la marca o empresa.
- Recoge también feedback de los asistentes y ponentes para mejorar en eventos futuros. Estas encuestas deben ser diseñadas para ser breves y directas, pero abarcando aspectos clave que desees conocer sobre la experiencia de los asistentes al evento.
- Analiza los datos recopilados durante el evento. Esto incluye métricas como tasas de asistencia, niveles de participación, interacción durante el evento y comportamiento de los participantes tanto de forma híbrida como física. Este análisis ayuda a entender mejor las preferencias y comportamientos del público, lo que es esencial para afinar estrategias futuras y asegurar que los eventos siguientes sean aún más exitosos.
¿Dónde encontrar un espacio adecuado para un evento de marketing?
Encontrar el espacio ideal para un evento de marketing puede ser un desafío, especialmente cuando se busca equilibrar la funcionalidad con la atmósfera deseada. En Grand Luxor Hotel, sabemos que no es un proceso fácil y se necesita tiempo para elegir el espacio correcto, por eso ofrecemos una diversa gama de espacios adaptados a una variedad de necesidades y preferencias. Ponte en contacto con nosotros e infórmate sin compromiso.
Ya sea que estés buscando un ambiente íntimo para un evento pequeño, un espacio amplio para un gran encuentro, espacios interiores elegantes o exteriores con encanto, tenemos opciones para cada ocasión.
Además, nuestro equipo está listo para trabajar contigo, ayudándote a seleccionar el lugar perfecto y asegurando que todos los detalles estén cubiertos. Puedes tener la confianza de que tu evento será un reflejo de los valores que tu empresa representa.