La buena o mala difusión de un evento corporativo puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de la acción. Si el éxito de este se mide en la cantidad de asistentes -entre otras variantes-, resulta indispensable dedicar buena parte de los esfuerzos en un plan de difusión bien estructurado para obtener los resultados deseados.
Hay muchas maneras de potenciar la difusión de un evento. En este artículo, te mostraremos algunas claves para obtener un mayor impacto y conseguir que la transmisión del mensaje sea efectiva.
Consejos para aumentar la difusión de tu evento
Aumentar la difusión de un evento, una acción de marketing, la presentación de un producto… empieza siempre por una buena planificación de las acciones. Dijo Séneca: “No hay viento favorable para el que no sabe a dónde va”. Esto significa que el grueso de las acciones de promoción deben, por un lado, establecerse en base a uno o varios objetivos y, por otro, planificar cada una de las acciones que nos conducirán hacia él.
Todo debe ir, por tanto, encadenado en una sólida estrategia de marketing, con acciones encaminadas a potenciar los canales que sepamos que serán más efectivos, según nuestro tipo de evento: ¿Queremos potenciar la difusión boca a boca? ¿Buscamos a un público profesional? ¿Nuestro potencial asistente está presente en el entorno online? ¿De qué manera? Veamos qué canales podemos atacar a través de un plan de difusión para un evento.
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Crea un plan de difusión de un evento
Como hemos dicho, la creación de una estrategia para la difusión de un evento es una pieza fundamental para que tenga éxito. Es complicado resumir en un solo post todos los elementos que entran en juego para una comunicación efectiva. Nosotros siempre recomendamos acudir a una agencia DMC que ofrece también este tipo de servicios. Si vas a reunirte con ellos, o con una agencia de marketing, deberás conocer algunos conceptos de comunicación offline y online.
Difusión offline de un evento
Cuando hablamos de difusión offline de un evento, hablamos de todas aquellas acciones del marketing que llamamos “tradicional”, es decir, el que no supone la presencia de la marca en Internet. Aquí entran los métodos tradicionales de publicidad, como los anuncios impresos, radio o televisión o el correo directo. Las notas de prensa a medios también estarían en este apartado, así como las acciones de patrocinio.
- La publicidad tradicional en revistas, prensa, cartelería exterior, televisión y radio suelen tener un gran impacto. Su mayor inconveniente es un coste elevado y, en algunos casos, una capacidad de segmentación de públicos inexacta.
- Nota de prensa a medios: Redactar una nota de prensa es una de las maneras más rentables de aparecer en los medios tradicionales. Si el evento tiene la suficiente importancia y puede ser de interés para un grupo amplio de usuarios, los medios de comunicación pueden estar abiertos a publicar sobre la celebración del evento. Tener una base de datos sólida es clave. Antes de la difusión, conviene hacer una batida para lograr el contacto de la persona (un correo “info@” caerá en saco roto) encargada de la sección de ocio o empresa, según sea el carácter del evento. Son los más accesibles dentro de los que tienen mayor poder de influencia a la hora de publicar un contenido.
- La difusión de un evento a través del patrocinio es una gran manera de llegar a más personas y conseguir que asistan. Consiste en tener presencia en otro evento, mostrando el logo de la marca en diversos puntos del evento: camisetas, cartelería, incluso mediante material audiovisual. La ventaja de esta opción es que tiene una buena capacidad de segmentación y, además, aprovecha la capacidad de convocatoria de la marca a la que se patrocina y todas sus acciones de difusión previas.
- La cartelería en mano o el “buzoneo” son prácticas que también pueden utilizarse pero están ya en desuso. Además, suponen una práctica poco sostenible dada la cantidad de papel que se utiliza. De hecho, explicamos en un post anterior cómo organizar un evento que sea sostenible. Aun así, es una práctica bastante económica.
Difusión online de un evento
Hablamos de difusión online en todas aquellas prácticas que implican la presencia de la marca, de una u otra manera, en Internet. En ese apartado entra la publicidad digital, las redes sociales, el envío de mailing… Veamos puntos que son clave en este apartado.
- Página web: Si tu evento va a promocionarse en Internet es indispensable la creación de una página web. Puede ser un apartado en la página web de la marca dedicado exclusivamente para el evento en cuestión, o crear un nuevo site. Esa debe ser decisión de tu agencia o departamento de marketing. Siempre es mejor dejarse asesorar. Esa página web será el centro neurálgico de la marca, principal foco de información y el espacio al que enviar al usuario interesado. Debe ser clara, ofrecer toda la información que el usuario pueda requerir y de navegación sencilla.
- Newsletter: Si dispones de una base de datos y el permiso de todos esos contactos para enviarle comunicaciones, una newsletter es una buena manera de asegurarte, al menos, que tus contactos próximos conozcan la celebración del evento. Si quieres que además accedan al contenido en profundidad, asegúrate de que el email sea lo suficientemente atractivo para que la gente quiera leerlo. Utiliza un diseño limpio y utiliza imágenes para llamar la atención. Incluye información útil en el asunto. No te olvides de incluir un enlace a tu sitio web para que la gente pueda obtener más información sobre el evento. Con las herramientas adecuadas, puedes incluso generar automatizaciones para comunicarte de nuevo con aquellos que ya se interesaron en el contenido, abordar de otra manera a los que no abrieron el primer mail, o planificar acciones concretas para las personas que han hecho click en enlaces determinados.
- Publicidad digital: Puedes utilizar la publicidad en motores de búsqueda como Google para aumentar la difusión de un evento. Puedes hacerlo optimizando con campañas de display que mostrarán el evento a tu público objetivo cuando naveguen por la web, o aparecer en los primeros resultados de búsqueda para las palabras clave que los posibles asistentes puedan utilizar para encontrar un acto como el de tu empresa. También puedes utilizar vídeos, imágenes… hay un gran abanico de opciones para impactar en tu audiencia. Tiene muchas ventajas: Es económico porque se gasta solo aquello que el anunciante está dispuesto a pagar, puedes conocer de manera exacta el número de personas que han accedido a tu web o que han visto el anuncio, segmentar de manera muy específica…
- Las redes sociales son un arma muy interesante para difundir un evento. En primer lugar, a los seguidores de tu marca. Probablemente, ellos sean los primeros interesados en acudir a la cita. Además, las redes sociales son el “boca a boca” digital, el canal con mayor capacidad de difusión espontánea por los usuarios y, manejado con inteligencia, puede llegar a ser muy rentable. Además, también puedes elegir la opción de pagar por difundir el mensaje a públicos con el perfil que más interés puede tener en tu evento. Marketing de influencers, sorteos… las opciones de difusión son extensas.
- SEO: Si el evento es recurrente y la web que anuncia la cita tiene intención de estar publicada mucho tiempo, es interesante la optimización del site para palabras clave concretas que atraigan visitas de calidad a la web. El SEO es un trabajo especializado que puedes delegar en una agencia especializada. Aunque los resultados tardan en llegar, la rentabilidad a largo plazo puede ser alta.
Consejos para mejorar la difusión del evento
- Medir, medir y medir: Si bien en digital es más sencillo que en la difusión tradicional, tener un buen sistema de indicadores de rendimiento te permitirá saber si tu plan ha tenido éxito y, sobre todo, tomar decisiones basadas en datos reales.
- Monitoriza la marca: Hay herramientas que te permiten medir cuál ha sido el impacto de tu plan de difusión, cuánta gente habla de tu evento o qué dicen de él en foros y redes sociales. Así sabrás lo que estás haciendo bien… y lo que podrías mejorar.
- No seas invasivo: En la actualidad, un usuario recibe una gran cantidad de impactos publicitarios: en los canales tradicionales, en su correo, en sus redes sociales… en su móvil. Ellos tienen el poder de decisión de lo que quieren ver y de lo que no. Si se es demasiado incisivo en según qué acciones puede generar rechazo, no solo para este evento, sino para futuros.
- Calienta la cita: Puedes hacer contenido interesante para ir dando unas píldoras de lo que será el evento. Pueden ser fotos de los preparativos, vídeos con ponentes o invitados que estarán en la cita, pequeños obsequios o sorteos entre los primeros inscritos…
Ya ves que son muchas las opciones a la hora de realizar acciones que mejoren la visibilidad de tu evento y que pueden resultar muy efectivas. En Grand Luxor Mice no solo ofrecemos espacios de celebración para pequeños y grandes eventos, también asesoramos a las empresas y Event Managers a través de nuestro personal especializado. Ellos pueden servir de apoyo para que la difusión de la cita sea un éxito. Ponte en contacto con nosotros y descúbrelo.