Una nota de prensa es uno de los pasos fundamentales y un recurso muy valioso para aumentar la difusión de la actividad de una empresa. En el caso de la celebración de un evento, puede ser útil para propagar entre la opinión pública el éxito de una celebración de la que nuestra empresa ha formado parte, aumentando el conocimiento de nuestra marca y fomentando una opinión positiva entre el público. También es una herramienta que, usada con la constancia adecuada, puede ayudar a establecer relaciones positivas con los medios de comunicación.
El proceso de escritura de una nota de prensa para un evento no debe resultar una tarea complicada, pero sí se deben saber pulsar los botones adecuados para llegar a la persona correcta, en el momento preciso y de la forma adecuada, para que nuestra acción tenga éxito. A continuación, te presentamos algunas estrategias y maneras de actuar sobre cómo redactar una nota de prensa para un evento que ha sido celebrado o asistido por nuestra marca. Además, te mostraremos las pautas para hacer que esta comunicación sea un éxito.
Foto de Jéan Béller en Unsplash
¿Qué es una nota de prensa?
Una nota de prensa es una herramienta de comunicación que utilizan las empresas para difundir entre los medios un hecho noticiable sobre su actividad. Suele ser un artículo escrito que se envía a los medios de comunicación y que contiene la información más relevante.
Es comúnmente utilizada por las marcas para tratar de difundir de manera masiva y gratuita un hecho noticiable a través de los medios de comunicación.
Su función es la de unir dos realidades: Por un lado, el periodismo se basa en la difusión de la actividad más relevante que sucede en su entorno. Por otro lado, las empresas son una parte importante de la actividad diaria de las personas y están interesadas en que su actividad se conozca. Por tanto, si la actividad que se difunde a través de una nota de prensa tiene relevancia, los medios de comunicación estarán abiertos a publicarla.
Importancia de una buena nota de prensa para un evento
El factor relevancia es clave. Una buena nota de prensa debe ser, ante todo, relevante; de interés. Solo de esta manera un medio de comunicación puede estar abierto a publicarla. Esto quiere decir que, antes de redactar una nota de prensa, debemos asegurarnos de que la información que se difunde contiene información de interés para el público y que, de una u otra manera, les es útil para formarse una impresión de los acontecimientos importantes que suceden en su entorno.
Un ejemplo de lo que puede ser una nota de prensa relevante: “Grand Luxor Mice reúne a las empresas más importantes del sector sanitario en España para afrontar los nuevos retos de la sanidad privada.”
Un ejemplo de lo que no es una nota de prensa relevante: “Sainz y asociados celebra una jornada de conciliación entre sus trabajadores”.
¿Cuándo se debe enviar la nota de prensa?
Los tiempos son clave a la hora de enviar una nota de prensa. Podría suceder que una misma nota de prensa pueda ser noticiable un día, pero no el siguiente. Esta variación se basa en un concepto fundamental que manejan los medios de comunicación: la agenda.
La agenda de los medios establece lo que es relevante y lo que no, en virtud de lo sucedido cada día. Por eso, es importante elegir días donde la actividad noticiable sea baja para tratar de conseguir que la comunicación de nuestra empresa sea publicada. Generalmente, la actividad es más baja en días de verano, fines de semana, puentes, festivos… donde la actividad política y económica es menor.
De la misma manera, debemos tener en cuenta cuál es el momento en el que es relevante la noticia que compartimos con los medios. Nunca debe perder el sentido de la actualidad.
¿A quién se debe enviar la nota de prensa?
Una vez redactada la nota de prensa, es hora de darle la máxima difusión. Ahí es importante hacer una investigación previa de las personas adecuadas de cada medio a las que enviar una nota.
Como los medios de comunicación en muchos casos se distribuyen por departamentos, llegar a la persona adecuada es clave: ¿Nuestro evento tiene que ver con el turismo de negocios, la economía, el deporte…? ¿Cuál es la persona del medio con poder de decisión en cada sección? Es un trabajo previo que es interesante realizar y que mejorará de manera notable la difusión del evento.
Por otro lado, si te diriges a una publicación concreta, asegúrate de adaptar tu comunicado a sus lectores.
Modelo de una nota de prensa para un evento
A continuación compartimos contigo un esquema de lo que suele ser una nota de prensa tipo sobre la celebración de un evento empresarial.
- Sitúa el logotipo de la marca, bien visible, en la parte superior del documento.
- Comienza con un título atractivo que resuma de forma breve el escrito.
- Coloca la ciudad y fecha de envío al principio del primer párrafo.
- Redacta la información más relevante en un sistema de pirámide invertida. Esto consiste en redactar lo más importante al principio e ir compartiendo la información, párrafo a párrafo, de mayor a menor importancia.
- Finalmente, debes exponer datos de la persona de la empresa a la que deben contactar para obtener más información sobre el mismo.
Ejemplo de una nota de prensa sobre la celebración de un evento
Veamos ahora una plantilla ficticia sobre una nota de prensa sobre la celebración de un evento.
(Logotipo de la Federación Nacional de la Alfombra)
La Federación Nacional de la Alfombra reúne a los magnates del sector en Murcia
Murcia, 11 de marzo de 2022. La Federación Nacional de la Alfombra ha celebrado con éxito su evento anual para los empresarios más relevantes del sector de la alfombra. Este año, ha sido Murcia la elegida para acoger a los principales magnates de sector, que también ha contado con la presencia de los principales profesionales, quienes han disfrutado de una jornada única y divertida.
Durante el evento, se han presentado las últimas tendencias y novedades en el sector de la alfombra. Los asistentes han podido conocer de primera mano las innovaciones de los principales fabricantes de alfombras, así como los nuevos productos y servicios ofrecidos para satisfacer a los clientes.
Los invitados también han podido disfrutar de una variada oferta de actividades de ocio, así como de un espacio destinado a la degustación de productos regionales.
Desde la Federación Nacional de la Alfombra quisieron agradecer públicamente la asistencia de todos los invitados al evento, que ha catalogado como “todo un éxito” donde “los profesionales del sector de la alfombra han podido fortalecer sus vínculos y mejorar la calidad de los productos y servicios ofrecidos”.
Para más información pueden contactar al 999 888 777 o a info@fednacal.com
Recuerda que tu nota de prensa debe centrarse en los aspectos más relevantes del evento, y asegúrate de incluir toda la información esencial que necesitarán los periodistas. Con un poco de esfuerzo, puedes redactar una gran nota de prensa para un evento.