Las reuniones de trabajo son fundamentales para el buen desarrollo de la labor colectiva en una empresa. Sin embargo, en muchas ocasiones nos hemos encontrado con determinadas reuniones o dinámicas que lejos de perseguir el objetivo de resultar beneficiosas, acaban desviándose de su propósito y terminan siendo contraproducentes.
Estamos convencidos de que sabes a lo que nos refrimos. De hecho, ya hicimos un post donde dimos 18 consejos para hacer productiva una reunión de trabajo.
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¿Cómo hacer las reuniones más eficaces?
En este post vamos a resumir esos consejos a 5 puntos clave para desarrollar una reunión de trabajo que resulte eficaz a la hora de perseguir su objetivo. Se trata de un listado de acciones que se denomina: las 5 p de las reuniones eficaces, 5 puntos (todos empiezan por p) cuyo seguimiento facilita el desarrollo de las reuniones en pos de conseguir un objetivo final. Son las siguientes:
- Propósito
- Participantes
- Planificación
- Participación
- Perspectiva
Analicemos, una por una, como las siguientes variantes pueden hacer, de nuestras reuniones, espacios de trabajo provechosos que nos ayuden a coordinar las acciones futuras de trabajo de los componentes de una empresa o de un grupo de ella.
Propósito
La primera p es el propósito, es decir, la razón por la que hemos convocado una reunión. Sin un propósito claro, difícilmente una reunión de trabajo será efectiva. De hecho, cuanto más concreto es el propósito, más difícil será salir de él y, por tanto, mucho más enfocado el mensaje y efectivo el resultado de esta.
Generalmente, los propósitos de una reunión de trabajo suelen limitarse a tres opciones:
- Hacer un anuncio por parte del convocante al resto de anunciantes.
- Tomar una decisión conjunta en relación a un asunto de la compañía.
- Debatir o poner en común ideas en torno a una acción de la empresa.
Piensa en estas tres opciones. Todo lo que sea salirse de este listado, difícilmente será útil para el trabajo diario y el buen funcionamiento de la firma. Haz la prueba. Todo encaja en alguno de estos puntos.
Participantes
Este punto se refiere a los participantes, los miembros de la empresa, socios, clientes… que tomarán parte en la reunión. Son muchas las variantes que contemplan este punto, pero debemos tener en cuenta principalmente estas:
- El tamaño: ¿Cuántos participantes tendrá la reunión? El número es especialmente relevante cuando se trata de tomar una decisión o poner una idea en común. Con pocos asistentes, corremos el riesgo de no considerar la opinión de personas válidas del equipo. Por otro lado, demasiados asistentes dispersarían el foco. Es tarea del organizador entender el número preciso de personas que requiere cada momento.
- La homogeneidad del grupo: Si queremos fomentar el debate y el flujo de las ideas para un resultado más creativo, siempre es preferible crear un grupo con diversidad de mentalidades y perfiles de trabajador. Sin embargo, cuando se trata de ser efectivo en poco tiempo, un grupo homogéneo tomará una decisión en poco tiempo.
- El perfil de los participantes: Cooperadores vs competitivos. Según el objetivo de la reunión, un perfil u otro puede sernos de más ayuda. Los perfiles cooperativos trabajarán por una meta alcanzable a través de una labor conjunta. Ellos piensan en el proceso. Los competitivos tratarán de obtener el mejor resultado, independientemente del resto de sus compañeros. Ellos piensan en la actividad.
- Decisores, creativos, estrategas y técnicos: Hay muchos perfiles profesionales que forman parte de un proceso productivo. ¿A quién interesa convocar en función del objeto de la reunión? ¿Necesito personas capaces de tomar decisiones rápidas y hacerse cargo de las consecuencias? ¿Hacen falta personas creativas capaces de ofrecer soluciones “out the box”? ¿Necesita mi reunión trabajadores capaces de establecer un objetivo y tratar un plan para obtenerlo? ¿O necesito a las personas con más amplios conocimientos técnicos para saber cómo desarrollar una idea? A veces, las reuniones tan sólo necesitan uno de estos perfiles, varios, o incluso todos.
Planificación
La planificación de una reunión es crucial para su desarrollo. Esto permite disponer de toda la información por parte del convocante, así como los recursos necesarios para hacer frente a posibles cuestiones, dudas o reticencias de los asistentes. Tenemos varias reglas en este punto para facilitarnos la labor:
Regla de las mitades: El organizador debe disponer de toda la información de la reunión nunca más tarde de la mitad de tiempo transcurrido entre la anterior reunión y la próxima.
Regla de los informes: Los informes de la reunión deben estar ordenados por temas para evitar que la reunión se disipe en distintos puntos.
Reglas de agenda: Hay distintas agendas en función de los temas a tratar. Se pueden establecer marcando la importancia de los temas: deejar dos tercios de la reunión para temas actuales, y el último para la agenda pasada e ideas; También se puede establecer una agenda para focalizar los temas más densos en el centro de la reunión; Y no olvides las más importantes, que son las de empezar y terminar a la hora marcada, y la de no dejar un solo punto sin tratar.
Participación
Este punto trata de establecer a los asistentes unas pautas básicas de actuación para el buen desarrollo de la reunión.
- Presentar a los participantes al comienzo.
- Proporcionar la información básica y las instrucciones de la reunión.
- Marcar claramente cómo será el proceso de la toma de decisiones.
- Utilizar los medios ideales para exponer cada idea.
- Animar a la participación.
- Hacer un resumen final.
Perspectiva
Consiste en tomar distancia de los temas debatidos, las ideas expuestas y las decisiones tomadas. Un buen método es pulsar la opinión de los propios asistentes, o valorar días después el desarrollo de la reunión de la siguiente manera, a través del método MDI para las reuniones de trabajo:
- M: Puntos a Mantener porque salieron bien
- D: Puntos que Detener porque no funcionaron
- I: Puntos nuevos para iniciar en futuras reuniones