Si el éxito de una conferencia o evento corporativo se mide, entre otras cosas, por su afluencia de público, la asistencia podría ser una buena métrica para evaluar el trabajo de difusión del previa del evento. El envío de las invitaciones, el formato, los tiempos… son clave para el éxito final de un evento de marca o empresa. Por eso, queremos dedicar estas líneas para remarcar la importancia de estas invitaciones con una pequeña guía de cómo redactar una invitación a una conferencia.
¿Tu evento no es una conferencia? Aquí aprenderás a redactar una carta de invitación a cualquier evento formal.
Qué es una carta de invitación a una conferencia
Una carta de invitación a una conferencia es un documento formal en el que se informa, a un individuo o empresa, de la voluntad del organizador de que esté presente en la cita.
Existe una gran variedad de cartas de invitación a este tipo de eventos, generalmente, marcadas por el carácter de la cita. Pero, ¿Qué es lo más apropiado? ¿Cómo redactar una invitación a una conferencia? ¿Se debería escribir una carta de invitación a mano para cada invitado? ¿Se etiquetan personas en una red social? ¿Qué garantizará nuestro éxito?
La invitación es una parte más del evento y, por tanto, debe estar alineada con el carácter general de este. Debe realizarse con entusiasmo contagiante, por eso no debería quedarse en una mera información de detalles prácticos, como pudiera ser el nombre del conferenciante o la dirección del lugar de celebración.
Podemos enviarla por distintos canales, siempre y cuando estos estén alineados con el carácter del evento. Correo ordinario, electrónico, alguna red social o aplicación…
Tipos de carta de invitación a una conferencia
Veamos diferentes tipos de cartas de invitación a eventos:
- Escritas a mano. No suelen ser habituales hoy en día. Se reservan para invitados especiales y son más propias en otras celebraciones con menor asistencia o en eventos con un carácter temático muy particular. Son las más costosas en tiempo y esfuerzo.
- Impresas. Pueden hacerse muy creativas con el buen hacer de un diseñador gráfico o el uso de plantillas online que existen actualmente y son, de las tres opciones, las que requieren un desembolso económico mayor.
- Digitales. Son las más baratas y las más rápidas, pero al hacerlo de manera masiva pueden acabar en bandejas de spam o similares si los gestores de correo no identifican correctamente al emisor. El punto a favor es la percepción de modernidad que ofrecen, frente a lo arcaico del papel. Además, permite el envío de recordatorios de forma regular y hacer un seguimiento de las respuestas recibidas. Sin embargo, quizá se asocie todavía a algo ligeramente más informal para aquellos que todavía no han dado el salto cultural definitivo a lo digital.
- Merecen una mención especial las enviadas a través de redes sociales o Apps creadas con este fin. Los gráficos de eventos de estas plataformas permiten una mayor elaboración y gestionar de manera sencilla las invitaciones. El mayor inconveniente es que la confirmación de asistencia se entiende, todavía, como algo poco comprometedor y puede disparar las ausencias.
Partes de una carta de invitación a una conferencia
La invitación para una conferencia debe responder a varias preguntas clave: Quién es el organizador, qué tema se va a tratar, quién es el conferenciante, y dónde y cuándo se celebrará.
Las invitaciones para asistir a una conferencia tendrán las siguientes partes:
- Nombre y apellidos de la persona que es invitada.
- Título de la conferencia y breve descripción.
- Nombres de los organizadores.
- Hora y fecha en que se imparte.
- Ubicación de la sala y como llegar a la misma.
Modelo de carta de invitación a conferencia
Un ejemplo de modelo sería el siguiente:
Estimado/a Señor/a ______________
Tenemos el placer de invitarle a asistir a la conferencia __________ impartida por Don/Doña (nombre y cargo o profesión)___________, que tendrá lugar el (fecha) _________ a las (hora)_______, en (dirección)_________.
Esperamos contar con su asistencia, y le agradeceríamos que nos confirme la misma antes de (fecha de confirmación)____________.
Atentamente,
(Nombre y firma del organizador del evento)
Consejos de redacción para una carta de invitación
A la hora de redactar este tipo de misivas se deben tener en cuenta los siguientes consejos:
- Elegir el lenguaje adecuado: Una conferencia seria requiere un lenguaje más formal en el texto de la invitación que recibirán los invitados al acto. Los términos desenfadados se deben dejar para otro tipo de charlas más informales.
- Uso de plantillas: Una buena plantilla suple la falta de diseñador gráfico para hacer un trabajo más profesional, si no se dispone de este tipo de profesional.
- Elegir el momento de envío: Se tendrá en cuenta la fecha de celebración, la ubicación, el tamaño del recinto y el número de entradas. Enviarlas muy pronto puede dar pie a que los invitados se olviden. Lo recomendado es hacer los envíos siete días antes de la fecha en que se vaya a celebrar la charla, un tiempo prudencial para que organicen sus agendas y puedan asistir al evento.
- Envía un recordatorio: Enviar un recuerdo de la cita un día antes suele ser muy efectivo para evitar bajas de última hora por olvido o falta de compromiso. En digital se ahorran costes.
- Se elige correo ordinario o electrónico: En caso de optar por correo ordinario, es recomendable introducir un sobre para respuesta de confirmación por parte del invitado. Así será más fácil recibir una respuesta del mismo indicando su asistencia, lo cual permite saber el número de personas asistentes.
Aumenta los visitantes a tu conferencia
Hemos visto los pormenores de una carta de invitación a una conferencia y hemos puesto un ejemplo de modelo de carta de invitación a una conferencia. Las nuevas tecnologías nos permiten enviar invitaciones digitales de forma inmediata a multitud de invitados, pero se deberían tener en cuenta otros tipos más tradicionales de invitación.
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