Tienes una cita importante de negocios fuera de la ciudad y tienes que planificar tu viaje con tiempo. Has de hacerlo porque la posibilidad de tener cualquier imprevisto te quita el sueño, o simplemente porque eres una persona previsora y te gusta tenerlo todo atado.
Pensando en eso, hemos querido redactar esta guía para planificar un viaje de negocios que tiene en cuenta todos los aspectos necesarios para evitar sorpresas de última hora. Esperamos que te sea de ayuda.
Qué debes hacer antes de un viaje de negocios
¿Qué debes hacer si se presenta un viaje de negocios? Lo primero de todo, es ser previsor. Hay ciertos pasos que tendrás que organizar con algo de tiempo, por eso es importante que lo prepares con algunas semanas de antelación, si se trata de un viaje a un país diferente, de larga estancia o especialmente importante. A partir de ahí, será cuestión de ir dando pequeños pasos en tu itinerario.
¿Cuáles son los pasos para elaborar ese itinerario? Vamos a verlas.
- Asegúrate de tener o contratar un seguro: En España tenemos un sistema sanitario al que estamos acostumbrados, pero no en todos los países funciona igual. Un percance o un problema de salud podría suponer un problema económico serio en otros países que no funcionan con nuestro sistema de sanidad pública. Infórmate sobre el país de destino y su sistema de sanidad. Lo mejor es tener un seguro de viajes que nos puede proteger de posibles ingresos hospitalarios, operaciones, o también otros problemas más allá del ámbito sanitario como pérdidas, robos, cancelaciones de vuelo o retrasos.
- Ten toda tu documentación en regla: Es un aspecto que resulta esencial, sobre todo, en el caso de viajes internacionales. Algunos de los documentos más importantes son el DNI, el pasaporte, el visado o la Tarjeta Sanitaria Europea.
- Infórmate sobre tu destino: Esto nos servirá para organizarnos, adecuarnos a los protocolos y tener un mejor entendimiento de la cultura, especialmente en países que son muy diferentes al nuestro.
- Asegúrate del tiempo que hará en tu destino: Saber a ciencia cierta el clima y las condiciones meteorológicas del sitio que visitamos nos ayudará a planificar mejor nuestra maleta. Aunque siempre conviene llevar algún ligero “por si acaso”, la idea es llevar una maleta lo más ligera posible.
- Elige un alojamiento: Es esencial escoger un alojamiento que, no solo resulte cómodo, sino que también esté próximo a los sitios a los que tendremos que asistir y que tenga buenas conexiones. De esta manera, evitaremos quebraderos de cabeza con el transporte y la posibilidad de llegar tarde por un contratiempo. Pero eso, siempre es muy interesante acudir a espacios de eventos o reuniones de trabajo que incluyan opción de alojamiento.
- Conocer el sistema de transporte al hotel y a tu destino profesional: Si no te queda más remedio que desplazarte, es crucial conocer de antemano nuestras opciones de transporte. Nos ahorrará tiempo y dolores de cabeza.
- Prepara el equipaje con tiempo: Podemos hacer una lista de cosas que queremos llevar para no olvidarnos de nada. No esperes a última hora, como solemos hacer con los viajes personales. Ten la maleta desplegada durante los días previos al viaje y ve tachando cosas de la lista.
- Asegúrate de tener los dispositivos electrónicos y cargadores: En esa maleta son indispensables los dispositivos electrónicos para realizar nuestra actividad profesional, como tener el móvil con batería o poder conectar el ordenador portátil.
- Reserva un fondo para imprevistos: Si no viajas con tarjeta de la empresa, lo más indicado es ser precavidos y contar con un dinero extra en nuestra cuenta, reservado para imprevistos. También es importante tener dinero en metálico reservado en otro lugar por si perdiéramos las tarjetas o no funcionaran por algún imprevisto con el banco.
Consejos para un viaje de negocios en el extranjero
En esta ocasión, vamos a centrarnos en aquellas acciones que son cruciales para planificar un viaje de negocios que tenga lugar en el extranjero, porque tiene ciertas particularidades que debemos tener en cuenta.
- Infórmate sobre el sistema de enchufes: Hay que tener presente que no todos los países tienen el mismo tipo que el nuestro. Por suerte, existen adaptadores que pueden convertir cualquier enchufe a cualquier sistema de los que hay actualmente en el mundo. Tenlo muy en cuenta antes de partir.
- Refresca tu inglés, si está oxidado: Poder comunicarse adecuadamente con otras personas facilitará la estancia en el país y el éxito en los negocios. El inglés tiene la particularidad de que, de alguna u otra manera, puede sacarte de un apuro en prácticamente cualquier país del mundo.
- Cambia las divisas si la moneda es diferente: Debemos adecuarnos al tipo de moneda vigente en cada país. Para hacerlo, te recomendamos que te informes antes de qué lugares ofrecen un mejor resultado al cambio, porque a veces los precios difieren y puedes ahorrar algún dinero.
- Asegúrate del funcionamiento de la tarjeta del banco: No queremos sustos, es mejor cerciorarnos de que podemos contar con nuestra tarjeta en el extranjero. Habla con tu banco directamente y cuéntale tu caso. En cualquier caso, existen soluciones puntuales de tarjetas que funcionan en muchos países del mundo.
- Hazte con una tarjeta para el móvil, si es preciso: En muchos países, nuestros móviles con tarjeta española no funcionan, es mejor optar por otra para poder comunicarnos si lo precisamos. Siempre es recomendable hablar con nuestro proveedor de servicios de telefonía y explicarle nuestro caso.
Itinerario del viaje de negocios para aprovechar la escapada
Además de trabajar, viajar nos permite descubrir personas y lugares únicos. No debemos perder la oportunidad de enriquecernos de este modo. A este concepto, cuando hablamos de reuniones o convenciones empresariales de cualquier tipo, le llamamos turismo Mice. Trata de sacar algo de tiempo ¿Quién sabe si será la última vez que estemos en este lugar?
- Aprovecha para hacer contactos: Conocer gente es otro de los puntos fuertes de los viajes de negocios. Es momento de ampliar nuestra red de contactos y exprimir las sinergias que puedan crearse.
- Reserva un hueco para una visita a ese lugar que tanto te gusta: Entre tanto trabajo, siempre hay tiempo para hacer algo de turismo en la ciudad. Si hay algo que te hace especial ilusión, organízate para reservarte un hueco.
- Infórmate sobre los 3 lugares más emblemáticos y visítalos: Se trata de la manera perfecta de conocer un poco más del lugar que visitamos. Si tenemos poco tiempo, elegir los tres espacios más icónicos es una manera de aprovechar la visita. Eso sí, asegúrate de que estén relativamente cerca y es viable visitarlos.
- Haz una parada gastronómica: La comida es otra forma de cultura que, sin duda, merece la pena probar.
Disfruta del turismo Mice
Planificar un viaje de negocios puede llevar algo de trabajo, pero es la manera perfecta de tener controlados todos los aspectos, incluido el del tiempo. De esta manera, podremos coger un par de horas para poder disfrutar de la zona, desconectando algo del trabajo.
De hecho, en Grand Luxor Hotel Business & Events somos conscientes de esta vertiente de turismo Mice, por eso siempre facilitamos a nuestros organizadores e invitados una manera de combinar las obligaciones del trabajo con el extenso abanico de espacios de ocio que ofrece la Costa Blanca de Alicante.
Foto de portada: Briana Tozour en Unsplash