A veces conseguir que una reunión de trabajo sea efectiva resulta complicado. Estamos seguros de que, más de una vez, te has encontrado en una reunión de trabajo que parecía interminable y que, de ninguna manera, estaba bien encaminada a conseguir resultados productivos para la empresa. Fijamos una hora pero llegamos algo más tarde; se desvían los temas, surgen cuestiones y conversaciones personales…
Una reunión efectiva es aquella que consigue lograr el objetivo para el que fue convocada y que lo hace de manera eficiente. La heterogeneidad de visiones o la complejidad del tema a tratar puede hacer más complicado el objetivo, pero existen ciertas prácticas y tips para reuniones efectivas que pueden ayudarnos a “centrar el tiro” y sentir que el tiempo que hemos estado hablando nos permite seguir avanzando. Vamos a verlas.
Reglas para reuniones de trabajo eficientes y efectivas
¿Cómo hacer nuestras reuniones efectivas? Si buscamos que nuestra asamblea se convierta en una reunión productiva, es fundamental que elaboremos un plan bien definido, ciertas reglas para reuniones de trabajo eficientes y efectivas que funcionan, una buena dirección y la actitud adecuada por parte de los presentes para que salga adelante y resulte una reunión productiva. Veamos algunos puntos imprescindibles de cómo hacer reuniones de .
- Invitar solo a las personas indispensables: No debemos invitar más que a las personas que son realmente necesarias. Así, los puntos a tratar se realizan con mayor eficacia.
- Agendar la reunión con antelación para que todo el mundo la prepare: Es básico que hagamos saber a todos los participantes cuándo será la reunión para prepararla.
- Ser puntuales: Empezar a tiempo es crucial para terminar a la hora marcada habiendo tocado todos los puntos que se pretendía. Es importante programar las reuniones en momentos en los que sabemos que todos los citados estarán presentes, así evitaremos retrasos
- Estipular el tiempo máximo: Si queremos mejorar las reuniones de trabajo no debemos dejar al azar el tiempo que vamos a emplear en la reunión.
- Intentar que sea corta: Si alargamos una reunión, lo único que conseguimos es aburrir a los asistentes y perder un tiempo muy valioso para ser productivos.
- Sin espacios y objetos que distraigan: Es básico que toda la atención de los trabajadores esté enfocada en la reunión. Debemos eliminar cualquier elemento que pueda distraerla.
- Apoyar con documentos, sin excederse: Es preciso presentar los documentos que van relacionados con el tema de la reunión, pero marcando un límite. Menos es más.
- Evitar discusiones fuera de tema: Es importante adquirir entre todos el compromiso de centrar la reunión en el tema para el que se ha convocado. A veces es complicado por las relaciones personales que se establecen en el trabajo, pero conviene dejar estas cuestiones para antes o después de la cita.
- Fomentar la participación de todos los convocados: En ocasiones, las reuniones derivan en cuestiones que no necesariamente atañen o interesan a todos los perfiles profesionales convocados. Por eso, es interesante planer una estructura de contenidos y una dirección que fomente la participación de todos los invitados. De esta manera, habrá más y mejores ideas, además de hacer que todos los miembros se sientan implicados con la causa.
- Anotar todo lo expuesto y enviar un resumen posterior. Esto ayuda a interiorizar lo expuesto por parte de todos los convocados, así como asegurarse de lo hablado para evitar malentendidos posteriores.
Cómo dirigir reuniones de trabajo efectivas
En algunos de los puntos anteriores, hemos visto como la clave reside en una buena dirección de la reunión. Es cierto que, generalmente, encontramos la buena disposición de los participantes para que la junta sea productiva y útil para todos pero, en ocasiones, en grupos poco jerarquizados, ese objetivo se disipa sin apenas darnos cuenta. Por eso, es imprescindible que haya una dirección.
Dirigir reuniones de trabajo efectivas empieza, especialmente, por tener un plan, establecer unos objetivos, conocer bien el perfil de los participantes… aspectos a tener en cuenta en lo que llamamos las 5 P de las reuniones eficaces que puedes leer también en este post.
Además de lo expuesto en las pautas de las 5P, el líder de la reunión es el responsable de velar porque la reunión se mantenga en el camino correcto y asegurarse de que todos los aspectos marcados en un principio se contemplan y se respetan. Además, que haya un moderador o “voz cantante” evita que los diálogos se entrecrucen o que el encuentro resulte desordenado o demasiado largo.
Veamos algunas prácticas a realizar y otras a evitar por parte de la dirección en una reunión de trabajo:
Prácticas positivas para dirigir una reunión de trabajo:
- Comenzar con el motivo principal por el que se convoca la reunión: Es primordial que los asistentes tengan claro desde el primer momento cuál es el motivo de la reunión. Esto permite que todos los asistentes remen en la misma dirección.
- Dejar un espacio para hacer preguntas al final: Siempre es bueno dejar un pequeño espacio para preguntas al final. Tampoco debemos ser escrupulosos; Si la pregunta es relevante para el desarrollo de la reunión, podemos ser flexibles.
- Recapitular en pocos minutos antes de acabar: Antes de terminar, el ponente debe recapitular los objetivos y las conclusiones a las que se ha llegado para que todo quede claro.
- Enviar las conclusiones por correo electrónico: Una buena manera de recordar todo lo que se ha tratado en la reunión y de que no se disipe por el camino es enviar las conclusiones a cada uno de los asistentes por correo electrónico.
Práctica a evitar para dirigir una reunión de trabajo
- No tener un planning previo: Cuando no tenemos un plan previo en el que se fijen los puntos a tratar, la reunión se convierte en vaivén de temas. Es crucial establecer un plan con los puntos importantes que desembocan en el objetivo final. De hecho, ese planning deberá tenerlo también el equipo convocado, de esta manera, todo el mundo tendrá presente antes de sentarse cuál es el propósito y el rumbo.
- Establecer demasiadas comodidades que favorezcan que se alargue: Cuando ofrecemos una reunión en un ambiente demasiado agradable y distendido, terminamos por convertirla en un lugar de esparcimiento de poco provecho. Podemos evitar los espacios demasiado cómodos y confortables, los elementos de distracción y la permisividad ante ciertas actitudes.
- Desviar el tema sobre asuntos que no están en agenda: Debemos apuntar los asuntos que se van a tratar y evitar que los asistentes se desvíen. Si esto ocurre, es necesario redirigir el asunto.
- Introducir temas personales que desvíen el objetivo: Nunca se deben introducir cuestiones personales que desvíen el asunto principal. Es especialmente relevante los lunes a primera ahora, cuando a los trabajadores nos cuesta más reconectar con el trabajo. Si la reunión se desvía, debemos redirigirla con tacto, pero de manera rápida y efectiva.
- Acaparar el tiempo con largos discursos: Los discursos largos terminan por aburrir a los asistentes y favorecer que no se cumplan los objetivos. Seamos concisos en la dirección, pero también pidamos concreción a los asistentes.
- Alargarla más del tiempo estipulado: Las reuniones demasiado largas suelen terminar por resultar tediosas y aburridas. Debemos marcarnos un tiempo máximo de antemano y no excederlo.
Reuniones online que son efectivas
En los últimos años, hemos asistido a un cambio progresivo en la manera de entender las reuniones de trabajo. Las nuevas tecnologías han permitido el teletrabajo y la discusión de temas relevantes sin desplazarse de la oficina o el hogar. Eso ha provocado que, aunque la esencia se mantenga, algunas pautas modelos de conducta se mantengan, hata ciertos aspectos de las reuniones que varíen en el entorno online. Veamos pequeños consejos para que las reuniones online sean efectivas.
- Establecer reglas que moderen la participación en línea. Los pequeños retrasos en las comunicaciones vía online pueden provocar cierto caos en la conversación, con intervenciones que se solapan, malos entendidos… por eso, es importante una moderación exhaustiva y un respeto escrupuloso de los tiempos de habla de cada participante.
- Utilizar herramientas de colaboración en línea útiles y eficaces. Hoy en dia existen multitud de herramientas que permiten realizar videoconferencias o reuniones virtuales. Cada una de ella tiene sus particularidades, servicios, fortalezas, debilidades… debemos realizar un pequeño ejercicio de indagación para encontrar la herramienta que mejor se adapte a las necesidades de nuestro equipo.
- Asegurarse de que todo el equipo dispone de la tecnología necesaria. De la misma manera, no solo basta con escoger la herramienta, sino de asegurarse de que todos los participantes de la reunión disponen de los medios para acceder a ella con comodidad.
- Considerar la diferencia horaria. En el caso de trabajar con equipos de otras zonas horarias, es imprescindible acordar horarios de reunión que se acomoden a los ritmos de vida de todos los participantes.
Un espacio perfecto para las reuniones más importantes
Si tienes una reunión importante y quieres desarrollarla en un entorno especial, profesionalizado y preparado con las últimas tecnologías, te ofrecemos la posibilidad de realizarla en alguna de nuestras salas de Grand Luxor Business & Events. Con estos pequeños consejos sobre cómo organizar reuniones efectivas y un espacio impresionante como este, te auguramos una reunión de trabajo exitosa. ¡Haz la prueba!
Foto de portada: Mario Gogh on Unsplash